Деловая переписка: Забудьте про смайлики!

Деловая переписка: Забудьте про смайлики!

Неформальные словечки и значки приберегите для переписки с подружками. А вот искренняя, доброжелательная улыбка на переговорах будет нелишней.

Советы читателям дает кандидат социологических наук, бизнес-тренер и автор нескольких книг Вера Кобзева.

Понятно: чем грамотнее и элегантнее ведет себя тот или иной специалист, тем больше у него шансов завоевать авторитет в глазах начальства и продвинуться по карьерной лестнице. Но одно дело - безупречно вести себя в родной фирме, а другое - не проколоться на деловой встрече, выставке, презентации. Ведь, общаясь с клиентами, вы представляете не только себя, но и интересы работодателя. Как переписыватьcя по «мылу» и обмениваться визитками, чтобы наладить хорошие отношения и заполучить многомиллионный контракт?

- Основной принцип деловой переписки, - объясняет Вера Кобзева, - быть вежливым, доброжелательным, лаконичным и четким. Вот несколько правил, с помощью которых вы проявите себя не только как настоящий профи, но еще и как знаток хороших бизнес-манер:

  • отправляя письмо, не забывайте заполнять поле «Тема», при этом фраза должна быть понятной и лаконичной;
  • начните послание с вежливого обращения, лучше всего использовать одно из общепринятых и привычных: «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»;
  • обязательно выделяйте абзацы - так получателю будет проще разобраться в тексте и уяснить главную мысль письма;
  • подберите удобный и хорошо читаемый шрифт, но не перебарщивайте с цветами - в деловой переписке допускается черный или темно-синий;
  • избегайте использования модного сейчас интернет-языка (словечек типа «исчо», «превед» и т. д.) и смайликов;
  • не пишите под влиянием эмоций. Деловые партнеры не виноваты в том, что у вас не клеится с работой;
  • если ваш ответ неблагоприятен для получателя (например, вы отказываетесь от предложения или, к примеру, не соглашаетесь с дальнейшей политикой сотрудничества), используйте в начале фразы слова, выражающие сожаление. Например, «К сожалению, мы не можем согласиться на ваши условия», «К сожалению, сложности с... не позволяют нам воспользоваться вашим предложением» или «С сожалением вынуждены сообщить о невозможности...»;
  • всегда благодарите партнеров, выражайте признательность «за своевременный ответ», «внесенное предложение», «участие в вашем проекте», «плодотворное сотрудничество»;
  • чтобы общение, пусть и виртуальное, проходило в приятной атмосфере, не стесняйтесь демонстрировать чувства - радость, уверенность, одобрение, признательность. Например, можно написать «Примите мое приглашение, и я надеюсь, что вы найдете время для...», «С удовольствием приглашаю вас принять участие в...», «Имею честь пригласить вас...», «Мы были бы рады видеть вас на...» и т. д.;
  • в завершении письма используйте конструктивные, лаконичные фразы: «Заранее благодарим!», «Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения», «С интересом ждем от вас новых предложений», «Всегда рады оказать вам услугу»;
  • не затягивайте с ответом и отправляйте письмо не позже, чем через 24 часа после его получения. Нет времени? Тогда, сославшись на аврал, предложите обсудить вопрос через пару дней или, если время терпит, на следующей неделе. Не отвечали, потому что были в отпуске или на больничном? Извинитесь, кратко объяснив причину молчания;
  • перед тем как отправлять письмо, проверьте, нет ли в тексте грамматических, орфографических ошибок и опечаток.

Как правильно вручить визитки

  Согласно деловому этикету, первым свою карточку протягивает «гость» - тот, кто пришел в компанию или на деловую встречу, сотрудник, чей ранг ниже, а также младший по возрасту.

  • Если вы частенько встречаетесь с партнерами и коллегами из-за границы, помните: на международных переговорах право вручить свою визитку в первую очередь дается принимающей стороне. И еще: не поленитесь заказать для себя 2 набора визиток - один должен быть отпечатан на русском языке, а другой, к примеру, на английском (в зависимости от того, с представителями каких компаний вам приходится работать чаще всего).
  • Обмен визитками - все равно что обмен любезностями. Вам протягивают карточку? Сразу же доставайте свою!
  • Визитки принято вручать обеими руками или только правой. Протягивайте карточку так, чтобы ваш новый знакомый мог спокойно прочесть ваше имя и должность. Можно сопровождать эту процедуру словами приветствия и легким кивком головы.
  • Как только собеседник вручил вам карточку, прочтите вслух его фамилию, имя и отчество. Во-первых, продемонстрируете уважение. А во-вторых, без труда запомните, как зовут собеседника.
  • Ни в коем случае не мните визитные карточки, не рисуйте на них и не вертите их в руках.
  • У вас поменялся номер телефона? Допускается ручкой записать его на визитке. А вот если вы выросли в должности, обязательно отпечатайте новую партию карточек.
  • Европейские нормы бизнес-этикета предписывают: карточки должны быть розового, голубого или белого цвета, а текст - темно-синего, темно-коричневого или черного. Отступают от этих правил в основном представители творческих профессий - дизайнеры, художники, журналисты, писатели, программисты и т. д.

Политика

Гонтарева:  Нужно, в конце концов, меня отпустить
Гонтарева: "Нужно, в конце концов, меня отпустить" 235 2

Глава Нацбанка прокомментировала свою отставку и назначение нового руководителя.

Машина Коломойского застряла в снегах Куршевеля - толкать помогал Онищенко
Машина Коломойского застряла в снегах Куршевеля - толкать помогал Онищенко [фото] 1313

У олигархов тоже бывают сложные ситуации на заснеженных дорогах.

Турция начала военную операцию в Сирии
Турция начала военную операцию в Сирии 509 1

Солдаты пока границу не пересекли, но артиллерийские обстрелы уже ведутся.

Происшествия

Городской сумасшедший, кандидат в мэры, любитель Сталина - что известно об одесском  стрелке
Городской сумасшедший, кандидат в мэры, любитель Сталина - что известно об одесском "стрелке" [фото] 172

Активный "фрик" и участник политических акций в последнее время находился в розыске и старался особо не светиться.

Черкассы остались без воды, люди опустошают супермаркеты
Черкассы остались без воды, люди опустошают супермаркеты [фото] 235

В магазинах раскупают негазированную воду, пока в городе пытаются отремонтировать насосную станцию.

Стало известно какое оружие использовал  одесский стрелок
Стало известно какое оружие использовал "одесский стрелок" 474

Эксперт, посмотрев фото, рассказал из чего мог стрелять мужчина при попытке его задержания.

Экономика

25 000 гривен за мусор заработали жители столичного комплекса
25 000 гривен за мусор заработали жители столичного комплекса 707

Активисты доказали: мы хороним на свалках целые капиталы.

Факт. Почему трейдеры МОФТ зарабатывают больше других?
Факт. Почему трейдеры МОФТ зарабатывают больше других? 62

Международное объединение Форекс трейдеров предоставляет свои услуги для более чем 200 тысяч трейдеров со всего мира.

Украина просит Латвию и Эстонию разрешить включить их в список оффшорных зон
Украина просит Латвию и Эстонию разрешить включить их в список оффшорных зон 415 1

Посол Эстонии считает, что Украина неверно рассматривает эстонскую ставку налога на прибыль как нулевую.

Общество

Ученые развеяли миф о безглютеновом хлебе
Ученые развеяли миф о безглютеновом хлебе 159

Он стоит в два раза дороже, но при этом менее полезный, чем обычный.

Американские ученые тестируют универсальный анализ крови на наличие восьми видов рака
Американские ученые тестируют универсальный анализ крови на наличие восьми видов рака 283

Он может стать одним из методом ранней диагностики болезни.

Магнитная буря накроет Землю на три дня
Магнитная буря накроет Землю на три дня 1824 1

Завтра пик геомагнитных колебаний, врач-терапевт рассказала "КП" как беречь свое здоровье в эти дни.

Светская хроника и ТВ

Ким Кардашьян назвала новорожденную дочь в честь американского города
Ким Кардашьян назвала новорожденную дочь в честь американского города 4

Звездная чета продолжает традицию давать своим детям необычные имена.

Нацотбор  Евровидения-2018 : Бабкин сразится с Pur:Pur, а TAYANNA с MELOVIN
Нацотбор "Евровидения-2018": Бабкин сразится с Pur:Pur, а TAYANNA с MELOVIN 336

Определился порядок выступления полуфиналистов.

Без Лаленкова и Витовской: в сериал  Леся + Рома  ищут новых актеров
Без Лаленкова и Витовской: в сериал "Леся + Рома" ищут новых актеров 492

На главные роли в обновленной картине объявили кастинг.

Спорт

Представителе Пеле рассказал о его здоровье после слухов о госпитализации
Представителе Пеле рассказал о его здоровье после слухов о госпитализации 42

Легендарный футболист находится дома в Сан-Паулу.

Легенда тенниса Матс Виландер: Долгополов непредсказуем, а Федерер в 36 лет набрал лучшую форму
Легенда тенниса Матс Виландер: Долгополов непредсказуем, а Федерер в 36 лет набрал лучшую форму 145

Знаменитый швед дал интервью "КП" в Украине" в перерывах между матчами Australian Open, где он работает комментатором.

Легендарный теннисист Матс Виландер:  15-летняя Марта Костюк показала себя зрелым игроком
Легендарный теннисист Матс Виландер: "15-летняя Марта Костюк показала себя зрелым игроком" 418

Швед, который 30 лет назад был первой ракеткой мира, прокомментировал "КП" в Украине" выступление главной сенсации Australian Open 2018.