7 советов тем, кто ничего не успевает

7 советов тем, кто ничего не успевает

Комментарии: 1

Шаг 1. Осознайте, что время есть

В то время как одни люди находят время на работу, дом, хобби, занятия спортом, друзей и массу других интересных и полезных вещей, другие мечутся между работой и домом, уверяя, что у них нет ни одной свободной минуты. Между тем, специалисты по тайм-менеджменту (управлению временем) убеждены: "лишний часик" можно отыскать даже в самом плотном рабочем графике.

Не верите? Тогда устройте ревизию собственного времени. Запишите количество своих активных часов в неделю (если вы спите, например, 8 часов в сутки, то количество ваших активных часов – 16 х 7 дней =112) и скрупулезно запишите, на что уходит ваше время. Важно не забыть ничего – от дороги на работу и похода по магазинам до приготовления завтрака и приема душа. Наверняка, как минимум пару часов у вас на бумаге "высвободилось" – осталось только правильно ими распорядиться.

Шаг 2. Определите приоритеты

Даже став гуру в тайм-менеджменте, вы не сможете объять необъятное. Но наверняка вы и не ставите перед собой цель успеть сделать все дела в мире. Главное – определиться с задачами, которые для вас по-настоящему важны – это и есть первый шаг к эффективному распределению времени.

Самый простой способ определиться с приоритетами – это воспользоваться матрицей Эйзенхауэра. Все очень просто: стоящие перед вами задачи нужно распределить по четырем квадратам: "срочные и важные", "несрочные и важные", "срочные и неважные", "несрочные и неважные".

Очевидно, что в первую очередь нужно делать срочные и важные дела.

Выполнение задачи из второго квадрата (несрочные и важные) можно растянуть на несколько дней.

Дела из квадрата "срочные и неважные" нужно либо делегировать, либо каким-то образом автоматизировать.

Несрочные и неважные задачи – просто вычеркнуть.

Шаг 3. Пользуйтесь принципом Парето

Если расстановка приоритетов все еще вызывает определенные трудности, можно призвать на помощь принцип Парето (правило 80/20). Принцип гласит - если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80% ценности придется на предметы, составляющие 20% от их общего числа, в то время как 20% ценности приходится на предметы, составляющие 80% от их общего числа.

То есть в списке из 10 дел выполнение всего лишь двух из них обеспечивает 80% успеха!

Шаг 4. Откажитесь от мультизадачности

Последние исследования показывают, что человеческий мозг не умеет работать в режиме многозадачности. Когда человек пытается сосредоточиться сразу на нескольких вещах, на самом деле ему приходится постоянно переключаться. Такие "юлии цезари" на самом деле снижают скорость собственной работы и расходуют больше сил.

Гораздо правильнее и эффективнее будет полностью погрузиться в одну задачу, выполнить ее и только после этого приступать к следующей.

Шаг 5. Пишите списки дел

Тот, кто считает, что списки дел только отнимают время (как минимум, на их обдумывание и написание) в корне не прав! Список дисциплинирует и мобилизует, поэтому он просто необходим тем, кто хочет успевать больше.

Эксперты советуют составлять несколько списков: глобальный (с долгосрочными планами и целями), месячный (с задачами на месяц) и ежедневный (с четким перечнем дел на день).

Ежедневный список задач следует составлять каждое утро, а глобальный лучше всего повесить на видном месте для дополнительной мотивации.

Шаг 6. Используйте правило двух минут

Многие дела удобнее и выгоднее сделать прямо сейчас, не откладывая их в долгий ящик. Дать короткий ответ на электронное письмо, вызвать мастера, положить документ в нужную папку - все это лучше сделать и забыть.

В своей книге "Как привести дела в порядок" известный тайм-менеджер Дэвид Аллен советует: если перед вами дело, прежде всего следует определиться с ответами на два вопроса: нужно ли его делать сейчас и займет ли его выполнение менее двух минут. Если ответы на оба вопроса положительные, следует выполнить дело немедленно.

Разумеется, "две минуты" - условное время. Даже если дело грозит занять 3,5 минуты - тоже ничего страшного. Главное, что, выработав привычку делать "короткие дела" сразу же, человек не только достигает существенного роста производительности, но и экономит нервы и время.

Кстати, это же правило прекрасно работает и при выполнении домашних дел. Согласитесь: положить вещь на место займет ненамного больше времени, чем бросить ее там, где стоишь. Однако результат прямо противоположный: в первом случае мы обеспечиваем порядок в квартире, а во втором - беспорядок.

Шаг 7. Откажитесь от перфекционизма

Исследования показывают, что под прессингом времени мужчины отдают предпочтение объему выполненной работы, а женщины, наоборот, делают упор на качество.

Конечно, все дела нужно делать хорошо. Однако в то же время со многими перфекционизм может сыграть злую шутку, если не держать его под контролем. Стремление к идеальному результату нередко выливается в затягивание сроков. Часто приходится выбирать между "сделать неидеально" и "не сделать вообще".

Здесь есть маленькая хитрость: устанавливать себе более жесткий дедлайн, чем того требуют обстоятельства. Оставшееся время вполне можно использовать на доработку, но чрезмерно увлекаться "шлифовкой" все же не стоит.

В ТЕМУ

Как стать продуктивнее

  1. Сильнее всего к деятельности мотивирует прогресс. Интересный момент: это правило работает, даже когда есть лишь иллюзия прогресса, например, в видеоиграх. Именно поэтому так важно писать списки дел и вычеркивать сделанное – при таком походе к делу прогресс становится наглядным.
  2.  Чтобы успевать больше, следует как можно больше дел превратить в привычки и ритуалы. Это может быть что угодно – от утренней пробежки до формирования ежедневных планов. Запасы энергии и силы воли не бесконечны, лучше приберечь их для самого важного, а остальное делать "на автомате".
  3. Контролируйте собственное расписание – это снижает утомляемость.
  4.  Поддерживайте порядок. Даже самым лучшим образом распланированные дела могут осесть тяжким грузом только потому, что слишком много времени тратится на поиски нужных документов, телефонов, флэшки с информацией и прочие мелочи. Решить эти проблемы просто: почту нужно просматривать и обрабатывать сразу, документы складывать в папки, номера телефонов записывать в записную книжку, а не на газетные страницы.
  5. Не тратьте время попусту. Исследования европейских ученых свидетельствуют, что менеджера отвлекают от дел в среднем один раз в восемь минут, или около 60 раз в день! По мнению специалистов, значительная часть рабочего времени тратится на пустые разговоры со знакомыми и коллегами. Психологи не советуют категорически отказываться от общения, но напоминают, что во всем важна мера.

СОВЕТЫ "КП"

  • Планируйте дела не только по срочности, но и по важности.
  • Не откладывайте мелкие дела на завтра, а тем более на неопределенное время.
  • Используйте время вынужденного бездействия.
  • Включите в свой дневной план отдых.
  • Пишите списки предстоящих дел и сверяйте планы в течение дня.
  • Устанавливайте сроки выполнения задач.
  • Научитесь концентрироваться на одном деле.
  • Поощряйте себя за выполнение важного дела.
Чтобы не пропустить все самое важное и интересное, подписывайтесь на нас в соцсетях

Происшествия

Полицейские до сих пор не нашли оружие, из которого убили 5-летнего Кирилла Тлявова
Полицейские до сих пор не нашли оружие, из которого убили 5-летнего Кирилла Тлявова 78

Директор Госбюро расследований Роман Труба на брифинге 26 июня отчитался о ходе расследования дела 5-летнего Кирилла Тлявова, которого случайно застрелили пьяные полицейские. Установлен круг лиц, которые в момент выстрела находились с главными фигурантами дела.

Следствие решило, что пожар в Нотр-Даме произошел случайно
Следствие решило, что пожар в Нотр-Даме произошел случайно 33

Правоохранители не увидели никаких следов поджога.

Malaysia Airlines выплатила денежные компенсации семьям жертв рейса MH17
Malaysia Airlines выплатила денежные компенсации семьям жертв рейса MH17 312

Перевозчик закончил судебные тяжбы с родственниками погибших.

Экономика

Кабинет министров повысил пенсии 2,5 миллионам украинцев
Кабинет министров повысил пенсии 2,5 миллионам украинцев 707 3

Украинцам с большим трудовым стажем повысили пенсии. Они будут получать не менее 2000 гривен. Об этом заявил премьер-министр Украины Владимир Гройсман. Соответствующее решение приняли на заседании правительства 26 июня.

Что можно купить на новую купюру в 1000 гривен
Что можно купить на новую купюру в 1000 гривен 557 4

Где "портреты Вернадского" примут с радостью, а где могут и отказаться.

Правительство хочет ограничить тарифы на тепло
Правительство хочет ограничить тарифы на тепло 338 2

В "Нафтоагазе" говорят, что за это все равно заплатит потребитель.

Общество

SkyUp прекратил полеты из Полтавы
SkyUp прекратил полеты из Полтавы 64

Компанию не устраивает взлетная полоса.

В Индонезии ребенка назвали в честь Google, а фамилию дать забыли
В Индонезии ребенка назвали в честь Google, а фамилию дать забыли [фото] 94

Родители выбирали между именами Windows, iPhone, Microsoft и iOS.

Шаманы Мадуро наводят порчу на его врагов
Шаманы Мадуро наводят порчу на его врагов 79

Автор скандальной книги "Колдуны Чавеса" выпустил новое исследование о пристрастии властей латиноамериканской страны к оккультизму.

Светская хроника и ТВ

 Разрыв сердца : Даша Астафьева впечатлила пикантной фотосессией
"Разрыв сердца": Даша Астафьева впечатлила пикантной фотосессией [фото] 270

Прелести звезды едва прикрывала простыня.

Первая жена Михаила Задорнова выиграла суд у  Первого канала
Первая жена Михаила Задорнова выиграла суд у "Первого канала" 343

Причиной разбирательства стали два концерта сатирика, показанные после его смерти.

Следком Беларуси занялся гибелью гитариста  Песняров
Следком Беларуси занялся гибелью гитариста "Песняров" [фото, видео] 444

Аркадий Ивановский утонул 24 июня.