7 советов тем, кто ничего не успевает

7 советов тем, кто ничего не успевает

Комментарии: 1

Шаг 1. Осознайте, что время есть

В то время как одни люди находят время на работу, дом, хобби, занятия спортом, друзей и массу других интересных и полезных вещей, другие мечутся между работой и домом, уверяя, что у них нет ни одной свободной минуты. Между тем, специалисты по тайм-менеджменту (управлению временем) убеждены: "лишний часик" можно отыскать даже в самом плотном рабочем графике.

Не верите? Тогда устройте ревизию собственного времени. Запишите количество своих активных часов в неделю (если вы спите, например, 8 часов в сутки, то количество ваших активных часов – 16 х 7 дней =112) и скрупулезно запишите, на что уходит ваше время. Важно не забыть ничего – от дороги на работу и похода по магазинам до приготовления завтрака и приема душа. Наверняка, как минимум пару часов у вас на бумаге "высвободилось" – осталось только правильно ими распорядиться.

Шаг 2. Определите приоритеты

Даже став гуру в тайм-менеджменте, вы не сможете объять необъятное. Но наверняка вы и не ставите перед собой цель успеть сделать все дела в мире. Главное – определиться с задачами, которые для вас по-настоящему важны – это и есть первый шаг к эффективному распределению времени.

Самый простой способ определиться с приоритетами – это воспользоваться матрицей Эйзенхауэра. Все очень просто: стоящие перед вами задачи нужно распределить по четырем квадратам: "срочные и важные", "несрочные и важные", "срочные и неважные", "несрочные и неважные".

Очевидно, что в первую очередь нужно делать срочные и важные дела.

Выполнение задачи из второго квадрата (несрочные и важные) можно растянуть на несколько дней.

Дела из квадрата "срочные и неважные" нужно либо делегировать, либо каким-то образом автоматизировать.

Несрочные и неважные задачи – просто вычеркнуть.

Шаг 3. Пользуйтесь принципом Парето

Если расстановка приоритетов все еще вызывает определенные трудности, можно призвать на помощь принцип Парето (правило 80/20). Принцип гласит - если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80% ценности придется на предметы, составляющие 20% от их общего числа, в то время как 20% ценности приходится на предметы, составляющие 80% от их общего числа.

То есть в списке из 10 дел выполнение всего лишь двух из них обеспечивает 80% успеха!

Шаг 4. Откажитесь от мультизадачности

Последние исследования показывают, что человеческий мозг не умеет работать в режиме многозадачности. Когда человек пытается сосредоточиться сразу на нескольких вещах, на самом деле ему приходится постоянно переключаться. Такие "юлии цезари" на самом деле снижают скорость собственной работы и расходуют больше сил.

Гораздо правильнее и эффективнее будет полностью погрузиться в одну задачу, выполнить ее и только после этого приступать к следующей.

Шаг 5. Пишите списки дел

Тот, кто считает, что списки дел только отнимают время (как минимум, на их обдумывание и написание) в корне не прав! Список дисциплинирует и мобилизует, поэтому он просто необходим тем, кто хочет успевать больше.

Эксперты советуют составлять несколько списков: глобальный (с долгосрочными планами и целями), месячный (с задачами на месяц) и ежедневный (с четким перечнем дел на день).

Ежедневный список задач следует составлять каждое утро, а глобальный лучше всего повесить на видном месте для дополнительной мотивации.

Шаг 6. Используйте правило двух минут

Многие дела удобнее и выгоднее сделать прямо сейчас, не откладывая их в долгий ящик. Дать короткий ответ на электронное письмо, вызвать мастера, положить документ в нужную папку - все это лучше сделать и забыть.

В своей книге "Как привести дела в порядок" известный тайм-менеджер Дэвид Аллен советует: если перед вами дело, прежде всего следует определиться с ответами на два вопроса: нужно ли его делать сейчас и займет ли его выполнение менее двух минут. Если ответы на оба вопроса положительные, следует выполнить дело немедленно.

Разумеется, "две минуты" - условное время. Даже если дело грозит занять 3,5 минуты - тоже ничего страшного. Главное, что, выработав привычку делать "короткие дела" сразу же, человек не только достигает существенного роста производительности, но и экономит нервы и время.

Кстати, это же правило прекрасно работает и при выполнении домашних дел. Согласитесь: положить вещь на место займет ненамного больше времени, чем бросить ее там, где стоишь. Однако результат прямо противоположный: в первом случае мы обеспечиваем порядок в квартире, а во втором - беспорядок.

Шаг 7. Откажитесь от перфекционизма

Исследования показывают, что под прессингом времени мужчины отдают предпочтение объему выполненной работы, а женщины, наоборот, делают упор на качество.

Конечно, все дела нужно делать хорошо. Однако в то же время со многими перфекционизм может сыграть злую шутку, если не держать его под контролем. Стремление к идеальному результату нередко выливается в затягивание сроков. Часто приходится выбирать между "сделать неидеально" и "не сделать вообще".

Здесь есть маленькая хитрость: устанавливать себе более жесткий дедлайн, чем того требуют обстоятельства. Оставшееся время вполне можно использовать на доработку, но чрезмерно увлекаться "шлифовкой" все же не стоит.

В ТЕМУ

Как стать продуктивнее

  1. Сильнее всего к деятельности мотивирует прогресс. Интересный момент: это правило работает, даже когда есть лишь иллюзия прогресса, например, в видеоиграх. Именно поэтому так важно писать списки дел и вычеркивать сделанное – при таком походе к делу прогресс становится наглядным.
  2.  Чтобы успевать больше, следует как можно больше дел превратить в привычки и ритуалы. Это может быть что угодно – от утренней пробежки до формирования ежедневных планов. Запасы энергии и силы воли не бесконечны, лучше приберечь их для самого важного, а остальное делать "на автомате".
  3. Контролируйте собственное расписание – это снижает утомляемость.
  4.  Поддерживайте порядок. Даже самым лучшим образом распланированные дела могут осесть тяжким грузом только потому, что слишком много времени тратится на поиски нужных документов, телефонов, флэшки с информацией и прочие мелочи. Решить эти проблемы просто: почту нужно просматривать и обрабатывать сразу, документы складывать в папки, номера телефонов записывать в записную книжку, а не на газетные страницы.
  5. Не тратьте время попусту. Исследования европейских ученых свидетельствуют, что менеджера отвлекают от дел в среднем один раз в восемь минут, или около 60 раз в день! По мнению специалистов, значительная часть рабочего времени тратится на пустые разговоры со знакомыми и коллегами. Психологи не советуют категорически отказываться от общения, но напоминают, что во всем важна мера.

СОВЕТЫ "КП"

  • Планируйте дела не только по срочности, но и по важности.
  • Не откладывайте мелкие дела на завтра, а тем более на неопределенное время.
  • Используйте время вынужденного бездействия.
  • Включите в свой дневной план отдых.
  • Пишите списки предстоящих дел и сверяйте планы в течение дня.
  • Устанавливайте сроки выполнения задач.
  • Научитесь концентрироваться на одном деле.
  • Поощряйте себя за выполнение важного дела.
Чтобы не пропустить все самое важное и интересное, подписывайтесь на нас в соцсетях

Политика

Ермак и Трофимов отреагировали на сообщения  Джокера , сфотографировавшись вместе
Ермак и Трофимов отреагировали на сообщения "Джокера", сфотографировавшись вместе [фото] 11

Глава Офиса президента и его первый заместитель заверили в своей дружбе.

Зеленский ликвидировал Нацкомфинуслуг, появившуюся в 2011 году
Зеленский ликвидировал Нацкомфинуслуг, появившуюся в 2011 году 25

Большая часть полномочий комиссии, согласно принятому Радой закону, перешла к НБУ.

Комитет Рады рекомендовал уволить Якова Смолия
Комитет Рады рекомендовал уволить Якова Смолия 54

Однако депутаты хотели бы услышать от главы НБУ, кто оказывал на него "политическое давление".

Происшествия

Нацполиция: дело Шеремета готово для передачи в суд
Нацполиция: дело Шеремета готово для передачи в суд 127

Правоохранители увязали начало процесса со скоростью ознакомлением адвокатов с материалами дела.

Киевлянка 18 раз минировала одно и то же здание. Ее поймали в Полтаве
Киевлянка 18 раз минировала одно и то же здание. Ее поймали в Полтаве [фото] 284

Женщина звонила из таксофонов, меняла сим-карты и адреса, выезжала из города, заметая следы.

В Одесской области женщин отправила знакомому в СИЗО сало с коноплей
В Одесской области женщин отправила знакомому в СИЗО сало с коноплей 149

Теперь женщина сама может оказаться за решеткой.

Экономика

Министр финансов рассказал, что будет с курсом после отставки главы НБУ
Министр финансов рассказал, что будет с курсом после отставки главы НБУ 42

По словам чиновника, паника на валютных рынках успокоится в ближайшие дни.

Курс валют: гривна рухнула, доллар официально выше 27
Курс валют: гривна рухнула, доллар официально выше 27 [инфографика] 150

Отставка главы НБУ Якова Смолия не прошла даром.

Зачем ломбардам разрешили менять валюту
Зачем ломбардам разрешили менять валюту 221

Нацбанк взял ломбарды под свое крыло, и теперь у них появилась возможность заниматься несвойственными для них функциями.

Общество

Заветное желание. Что нужно просить у Бога?
Заветное желание. Что нужно просить у Бога?

На эту тему размышляет управляющий делами УПЦ митрополит Антоний (Паканич).

 Укрлендфарминг  Бахматюка начал бессрочную акцию под САП с требованием выполнить решение суда и закрыть дело
"Укрлендфарминг" Бахматюка начал бессрочную акцию под САП с требованием выполнить решение суда и закрыть дело 42

Работники аграрного холдинга "Укрлендфарминг" требуют от руководителя САП Назара Холодницкого исполнения решения суда о закрытии уголовного производства против акционера компании Олега Бахматюка.

Глава Гостуризма: Украина сейчас готовится принимать иностранных туристов
Глава Гостуризма: Украина сейчас готовится принимать иностранных туристов 109 1

А пока нет даже статистических данных об иностранных путешественниках.

Светская хроника и ТВ

Адвокат Ефремова о самочувствии актера: Обострилось много болячек
Адвокат Ефремова о самочувствии актера: Обострилось много болячек 73 1

До 9 августа артист пробудет под домашним арестом в своей квартире.

Адвокаты Меган Маркл пролили свет на стоимость свадьбы принца Гарри и отношения герцогини с друзьями
Адвокаты Меган Маркл пролили свет на стоимость свадьбы принца Гарри и отношения герцогини с друзьями 121

Из судебных документов выясняются новые подробности о жизни британской королевской семьи.

Совет по ТВ проверит  112 Украина  из-за цитат Медведчука, а  1+1  - из-за сериала  Кухня
Совет по ТВ проверит "112 Украина" из-за цитат Медведчука, а "1+1" - из-за сериала "Кухня" 116

На онлайн-заседании регулятора назначали несколько внеплановых проверок.

Спорт

Президент  Руха  готов покрыть все расходы  Карпат  в этом сезоне
Президент "Руха" готов покрыть все расходы "Карпат" в этом сезоне 163 1

Григорий Козловский спешит на помощь

Ребров - тренер года в Венгрии
Ребров - тренер года в Венгрии 151

Под руководством украинского специалиста "Ференцварош" второй год кряду становится чемпионом

Ярмоленко принес победу над  Челси , за который дважды забил Виллиан
Ярмоленко принес победу над "Челси", за который дважды забил Виллиан 321

Украинский футболист отметился победным голом за "Вест Хэм"