Сегодня 21 августа +23°C
Деловая переписка: Забудьте про смайлики!

Деловая переписка: Забудьте про смайлики!

Неформальные словечки и значки приберегите для переписки с подружками. А вот искренняя, доброжелательная улыбка на переговорах будет нелишней.

Советы читателям дает кандидат социологических наук, бизнес-тренер и автор нескольких книг Вера Кобзева.

Понятно: чем грамотнее и элегантнее ведет себя тот или иной специалист, тем больше у него шансов завоевать авторитет в глазах начальства и продвинуться по карьерной лестнице. Но одно дело - безупречно вести себя в родной фирме, а другое - не проколоться на деловой встрече, выставке, презентации. Ведь, общаясь с клиентами, вы представляете не только себя, но и интересы работодателя. Как переписыватьcя по «мылу» и обмениваться визитками, чтобы наладить хорошие отношения и заполучить многомиллионный контракт?

- Основной принцип деловой переписки, - объясняет Вера Кобзева, - быть вежливым, доброжелательным, лаконичным и четким. Вот несколько правил, с помощью которых вы проявите себя не только как настоящий профи, но еще и как знаток хороших бизнес-манер:

  • отправляя письмо, не забывайте заполнять поле «Тема», при этом фраза должна быть понятной и лаконичной;
  • начните послание с вежливого обращения, лучше всего использовать одно из общепринятых и привычных: «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»;
  • обязательно выделяйте абзацы - так получателю будет проще разобраться в тексте и уяснить главную мысль письма;
  • подберите удобный и хорошо читаемый шрифт, но не перебарщивайте с цветами - в деловой переписке допускается черный или темно-синий;
  • избегайте использования модного сейчас интернет-языка (словечек типа «исчо», «превед» и т. д.) и смайликов;
  • не пишите под влиянием эмоций. Деловые партнеры не виноваты в том, что у вас не клеится с работой;
  • если ваш ответ неблагоприятен для получателя (например, вы отказываетесь от предложения или, к примеру, не соглашаетесь с дальнейшей политикой сотрудничества), используйте в начале фразы слова, выражающие сожаление. Например, «К сожалению, мы не можем согласиться на ваши условия», «К сожалению, сложности с... не позволяют нам воспользоваться вашим предложением» или «С сожалением вынуждены сообщить о невозможности...»;
  • всегда благодарите партнеров, выражайте признательность «за своевременный ответ», «внесенное предложение», «участие в вашем проекте», «плодотворное сотрудничество»;
  • чтобы общение, пусть и виртуальное, проходило в приятной атмосфере, не стесняйтесь демонстрировать чувства - радость, уверенность, одобрение, признательность. Например, можно написать «Примите мое приглашение, и я надеюсь, что вы найдете время для...», «С удовольствием приглашаю вас принять участие в...», «Имею честь пригласить вас...», «Мы были бы рады видеть вас на...» и т. д.;
  • в завершении письма используйте конструктивные, лаконичные фразы: «Заранее благодарим!», «Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения», «С интересом ждем от вас новых предложений», «Всегда рады оказать вам услугу»;
  • не затягивайте с ответом и отправляйте письмо не позже, чем через 24 часа после его получения. Нет времени? Тогда, сославшись на аврал, предложите обсудить вопрос через пару дней или, если время терпит, на следующей неделе. Не отвечали, потому что были в отпуске или на больничном? Извинитесь, кратко объяснив причину молчания;
  • перед тем как отправлять письмо, проверьте, нет ли в тексте грамматических, орфографических ошибок и опечаток.

Как правильно вручить визитки

  Согласно деловому этикету, первым свою карточку протягивает «гость» - тот, кто пришел в компанию или на деловую встречу, сотрудник, чей ранг ниже, а также младший по возрасту.

  • Если вы частенько встречаетесь с партнерами и коллегами из-за границы, помните: на международных переговорах право вручить свою визитку в первую очередь дается принимающей стороне. И еще: не поленитесь заказать для себя 2 набора визиток - один должен быть отпечатан на русском языке, а другой, к примеру, на английском (в зависимости от того, с представителями каких компаний вам приходится работать чаще всего).
  • Обмен визитками - все равно что обмен любезностями. Вам протягивают карточку? Сразу же доставайте свою!
  • Визитки принято вручать обеими руками или только правой. Протягивайте карточку так, чтобы ваш новый знакомый мог спокойно прочесть ваше имя и должность. Можно сопровождать эту процедуру словами приветствия и легким кивком головы.
  • Как только собеседник вручил вам карточку, прочтите вслух его фамилию, имя и отчество. Во-первых, продемонстрируете уважение. А во-вторых, без труда запомните, как зовут собеседника.
  • Ни в коем случае не мните визитные карточки, не рисуйте на них и не вертите их в руках.
  • У вас поменялся номер телефона? Допускается ручкой записать его на визитке. А вот если вы выросли в должности, обязательно отпечатайте новую партию карточек.
  • Европейские нормы бизнес-этикета предписывают: карточки должны быть розового, голубого или белого цвета, а текст - темно-синего, темно-коричневого или черного. Отступают от этих правил в основном представители творческих профессий - дизайнеры, художники, журналисты, писатели, программисты и т. д.

Политика

Илон Маск призвал ООН запретить роботов-убийц
Илон Маск призвал ООН запретить роботов-убийц 671

С аналогичным требованием выступили более ста специалистов из 26 стран мира.

Премьер Польши обвинила Меркель во всплеске терроризма в Европе
Премьер Польши обвинила Меркель во всплеске терроризма в Европе 1260 1

Глава правительства считает, что все дело в миграционном кризисе.

Розенблату продлили арест до 17 октября
Розенблату продлили арест до 17 октября 204

Народному депутату Бориславу Розенблату, которого подозревают в получении взятки в размере 280 тысяч долларов, продлили меру пресечения до 17 октября.

Экономика

Глуховчане готовят массовый протест из-за подорожания воды на 25% 646 4

В Глухове готовится общегородская массовая акция протеста против поднятия цены на воду на 25%.

Передача ООО  Энергия и Газ Украина  и ПАО  Одесский НПЗ  Фонду госимущества - незаконная
Передача ООО "Энергия и Газ Украина" и ПАО "Одесский НПЗ" Фонду госимущества - незаконная 323 2

Распоряжение Кабинета Министров Украины о передаче имущества ООО "Энергия и Газ Украина" и ПАО "Одесский НПЗ" в ведение Фонда госимущества Украины является незаконным, считают на предприятиях.

Московская валютная биржа отказалась торговать украинской гривной
Московская валютная биржа отказалась торговать украинской гривной 1349

Там пояснили, что эта валюта не пользуется спросом в местном сегменте рынка.

Общество

Все что нужно знать перед 1 сентября
Все что нужно знать перед 1 сентября 158

В "КП в Украине" прошел круглый стол на тему: "Готовы ли столичные школы к новому учебному году?"

Путешествие американца по Украине
Путешествие американца по Украине 272

Сорокалетний Питер Сантенелло из Сан-Франциско за шесть недель сроднился с семьей переселенцев, живущих под Бердянском.

В Украине похолодает на пару дней, а потом снова начнется жара
В Украине похолодает на пару дней, а потом снова начнется жара 1537

Температура временно упадет до +20 градусов.

Светская хроника и ТВ

В США скончался знаменитый комик Джерри Льюис
В США скончался знаменитый комик Джерри Льюис 688

Последние годы артист страдал от рака простаты, диабета и легочного фиброза.

Скончался польский писатель Януш Гловацкий
Скончался польский писатель Януш Гловацкий 294

Причины смерти пока неизвестны.

Koktebel Jazz Festival 2017: Зубы Кашпировского, король балканского танцпола и древнее горловое пение
Koktebel Jazz Festival 2017: Зубы Кашпировского, король балканского танцпола и древнее горловое пение [видео] 630 5

"КП в Украине" изучила лайн-ап юбилейного, пятнадцатого по счету Koktebel Jazz Festival, который пройдет в Черноморске с 24 по 27 августа и определилась, ради чего точно нужно ехать в этом году на фестиваль.

Спорт

Гвоздик одержал очередную победу нокаутом
Гвоздик одержал очередную победу нокаутом [видео] 725

Теперь украинец может претендовать на поединок с Андре Уордом.

Джошуа:  Отказ Кличко от реванша стал большим разочарованием
Джошуа: "Отказ Кличко от реванша стал большим разочарованием" 546 2

Чемпион мира по версиям IBF, WBA и IBO в супертяжелом весе, британский боксер Энтони Джошуа прокомментировал решение Владимира Кличко отказаться от повторного боя.

Свитолина в погоне за миллионами беременной Уильямс
Свитолина в погоне за миллионами беременной Уильямс 1131

Большой теннис - большие деньги. Приятно, что их вместе с титулами регулярно выигрывает первая ракетка Украины. Считаем вместе!