Деловая переписка: Забудьте про смайлики!

Деловая переписка: Забудьте про смайлики!

Неформальные словечки и значки приберегите для переписки с подружками. А вот искренняя, доброжелательная улыбка на переговорах будет нелишней.

Советы читателям дает кандидат социологических наук, бизнес-тренер и автор нескольких книг Вера Кобзева.

Понятно: чем грамотнее и элегантнее ведет себя тот или иной специалист, тем больше у него шансов завоевать авторитет в глазах начальства и продвинуться по карьерной лестнице. Но одно дело - безупречно вести себя в родной фирме, а другое - не проколоться на деловой встрече, выставке, презентации. Ведь, общаясь с клиентами, вы представляете не только себя, но и интересы работодателя. Как переписыватьcя по «мылу» и обмениваться визитками, чтобы наладить хорошие отношения и заполучить многомиллионный контракт?

- Основной принцип деловой переписки, - объясняет Вера Кобзева, - быть вежливым, доброжелательным, лаконичным и четким. Вот несколько правил, с помощью которых вы проявите себя не только как настоящий профи, но еще и как знаток хороших бизнес-манер:

  • отправляя письмо, не забывайте заполнять поле «Тема», при этом фраза должна быть понятной и лаконичной;
  • начните послание с вежливого обращения, лучше всего использовать одно из общепринятых и привычных: «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»;
  • обязательно выделяйте абзацы - так получателю будет проще разобраться в тексте и уяснить главную мысль письма;
  • подберите удобный и хорошо читаемый шрифт, но не перебарщивайте с цветами - в деловой переписке допускается черный или темно-синий;
  • избегайте использования модного сейчас интернет-языка (словечек типа «исчо», «превед» и т. д.) и смайликов;
  • не пишите под влиянием эмоций. Деловые партнеры не виноваты в том, что у вас не клеится с работой;
  • если ваш ответ неблагоприятен для получателя (например, вы отказываетесь от предложения или, к примеру, не соглашаетесь с дальнейшей политикой сотрудничества), используйте в начале фразы слова, выражающие сожаление. Например, «К сожалению, мы не можем согласиться на ваши условия», «К сожалению, сложности с... не позволяют нам воспользоваться вашим предложением» или «С сожалением вынуждены сообщить о невозможности...»;
  • всегда благодарите партнеров, выражайте признательность «за своевременный ответ», «внесенное предложение», «участие в вашем проекте», «плодотворное сотрудничество»;
  • чтобы общение, пусть и виртуальное, проходило в приятной атмосфере, не стесняйтесь демонстрировать чувства - радость, уверенность, одобрение, признательность. Например, можно написать «Примите мое приглашение, и я надеюсь, что вы найдете время для...», «С удовольствием приглашаю вас принять участие в...», «Имею честь пригласить вас...», «Мы были бы рады видеть вас на...» и т. д.;
  • в завершении письма используйте конструктивные, лаконичные фразы: «Заранее благодарим!», «Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения», «С интересом ждем от вас новых предложений», «Всегда рады оказать вам услугу»;
  • не затягивайте с ответом и отправляйте письмо не позже, чем через 24 часа после его получения. Нет времени? Тогда, сославшись на аврал, предложите обсудить вопрос через пару дней или, если время терпит, на следующей неделе. Не отвечали, потому что были в отпуске или на больничном? Извинитесь, кратко объяснив причину молчания;
  • перед тем как отправлять письмо, проверьте, нет ли в тексте грамматических, орфографических ошибок и опечаток.

Как правильно вручить визитки

  Согласно деловому этикету, первым свою карточку протягивает «гость» - тот, кто пришел в компанию или на деловую встречу, сотрудник, чей ранг ниже, а также младший по возрасту.

  • Если вы частенько встречаетесь с партнерами и коллегами из-за границы, помните: на международных переговорах право вручить свою визитку в первую очередь дается принимающей стороне. И еще: не поленитесь заказать для себя 2 набора визиток - один должен быть отпечатан на русском языке, а другой, к примеру, на английском (в зависимости от того, с представителями каких компаний вам приходится работать чаще всего).
  • Обмен визитками - все равно что обмен любезностями. Вам протягивают карточку? Сразу же доставайте свою!
  • Визитки принято вручать обеими руками или только правой. Протягивайте карточку так, чтобы ваш новый знакомый мог спокойно прочесть ваше имя и должность. Можно сопровождать эту процедуру словами приветствия и легким кивком головы.
  • Как только собеседник вручил вам карточку, прочтите вслух его фамилию, имя и отчество. Во-первых, продемонстрируете уважение. А во-вторых, без труда запомните, как зовут собеседника.
  • Ни в коем случае не мните визитные карточки, не рисуйте на них и не вертите их в руках.
  • У вас поменялся номер телефона? Допускается ручкой записать его на визитке. А вот если вы выросли в должности, обязательно отпечатайте новую партию карточек.
  • Европейские нормы бизнес-этикета предписывают: карточки должны быть розового, голубого или белого цвета, а текст - темно-синего, темно-коричневого или черного. Отступают от этих правил в основном представители творческих профессий - дизайнеры, художники, журналисты, писатели, программисты и т. д.

Политика

Главреду  Страны  Игорю Гужве избрали меру пресечения
Главреду "Страны" Игорю Гужве избрали меру пресечения [видео] 280

24 июня в Шевченковском райсуде Киева избрали меру пресечения главному редактору интернет-издания "Страна" Игорю Гужве, который обвиняется в вымогательстве.

На заседании суда по делу Гужвы заметили националистов С14
На заседании суда по делу Гужвы заметили националистов С14 313 2

В зале суда, где идет слушание об избрании меры пресечения главреду интернет-издания "Страна" Игорю Гужве, заметили молодых людей из националистической организации С14.

Березюк и Пастух прекратили голодовку ради поездки во Львов
Березюк и Пастух прекратили голодовку ради поездки во Львов 106 1

Лидер фракции "Самопомич" Олег Березюк заявил, что он и народный депутат из этой фракции Тарас Пастух заканчивают голодовку ради поезди во Львов на вече, которое пройдет 25 июня.

Происшествия

Израиль нанес авиаудар по сирийским войскам
Израиль нанес авиаудар по сирийским войскам 39

Израильская авиация атаковала два танка сирийских правительственных войск и позиции артиллерии из-за конфликта на Голанских высотах.

В Одессе напали на журналистку:  Брызнули баллоном, потом били по лицу
В Одессе напали на журналистку: "Брызнули баллоном, потом били по лицу" 348

На одесского журналиста, участника расследовательской "Группы 2 мая", движений "Генпротест" и "Зеленый лист" и блогера издания "Думская" Светлану Подпалую напали неизвестные.

В аквапарке Турции пятерых человек убило током
В аквапарке Турции пятерых человек убило током 220

В турецком аквапарке пятеро человек погибли после того, как их ударило током. Среди жертв - трое детей.

Экономика

Нацбанк ликвидирует  Диамантбанк
Нацбанк ликвидирует "Диамантбанк" 267

В настоящее время оформляется сделка по передаче "Диамантбанка" принимающему "ТАСкомбанку".

Стало известно, сколько денег нужно для счастья
Стало известно, сколько денег нужно для счастья 1790 5

Ученые в очередной раз сравнили доходы людей и уровень их удовлетворенности жизнью. Как оказалось, и в деньгах счастье.

Эксперт прокомментировал предложение отменить пенсии в Украине
Эксперт прокомментировал предложение отменить пенсии в Украине 2639 7

С инициативой об отмене пенсий выступил депутат от БПП Алексей Мушак.

Общество

В МИД Украины визит Путина в Крым назвали  циничным и демонстративным пренебрежением
В МИД Украины визит Путина в Крым назвали "циничным и демонстративным пренебрежением"

Министерство иностранных дел Украины направило в МИД Российской Федерации ноту протеста в связи с несогласованным с Украиной визитом президента РФ Владимира Путина в Крым.

Ароматерапия избавит от целлюлита и депрессии
Ароматерапия избавит от целлюлита и депрессии 110

Ах, какие ароматы - и душа, и тело рады!

Почему украинки  пилят  мужей и как остановить этот  вынос мозга
Почему украинки "пилят" мужей и как остановить этот "вынос мозга" 127

Психологи рекомендуют дамам благоверных не клевать, а вдохновлять.

Светская хроника и ТВ

Памела Андерсон нашла себе бойфренда, который моложе нее на 18 лет
Памела Андерсон нашла себе бойфренда, который моложе нее на 18 лет 450

Ради молодого сексуального спортсмена Памела Андерсон бросила 45-летнего основателя Wikileaks Джулиана Ассанжа, с которым встречалась несколько месяцев.

Трансферы телеведущих: Фреймут вернется  на родину , а Леся Никитюк заменит Варнаву
Трансферы телеведущих: Фреймут вернется "на родину", а Леся Никитюк заменит Варнаву 2019

На ТВ наблюдается массовая миграция: кого и где мы увидим в новом телесезоне?

Ирина Шейк снялась в эротической фотосессии для журнала Sports Illustrated
Ирина Шейк снялась в эротической фотосессии для журнала Sports Illustrated [видео] 690

Всего лишь через три месяца после родов супермодель Ирина Шейк разделась в горячей фотосессии для самого известного спецвыпуска купальников.

Спорт

В Болгарии на футбольное поле посреди матча выбежали корова и собака
В Болгарии на футбольное поле посреди матча выбежали корова и собака [видео] 428

Встречу пришлось прервать, чтоб животное покинуло газон.

Новый тренер  Шальке  принял решение о будущем Коноплянки
Новый тренер "Шальке" принял решение о будущем Коноплянки 1163

Доменико Тедеско провел встречу с украинским футболистом и рассказал о ее итогах

Роналду нанял армию адвокатов, чтобы не платить испанской налоговой 14,7 млн евро
Роналду нанял армию адвокатов, чтобы не платить испанской налоговой 14,7 млн евро 317

Новый поворот в деле главной звезды мадридского "Реала", который собирается покинуть клуб из-за проблем с финансовыми органами