Деловая переписка: Забудьте про смайлики!

Деловая переписка: Забудьте про смайлики!

Неформальные словечки и значки приберегите для переписки с подружками. А вот искренняя, доброжелательная улыбка на переговорах будет нелишней.

Советы читателям дает кандидат социологических наук, бизнес-тренер и автор нескольких книг Вера Кобзева.

Понятно: чем грамотнее и элегантнее ведет себя тот или иной специалист, тем больше у него шансов завоевать авторитет в глазах начальства и продвинуться по карьерной лестнице. Но одно дело - безупречно вести себя в родной фирме, а другое - не проколоться на деловой встрече, выставке, презентации. Ведь, общаясь с клиентами, вы представляете не только себя, но и интересы работодателя. Как переписыватьcя по «мылу» и обмениваться визитками, чтобы наладить хорошие отношения и заполучить многомиллионный контракт?

- Основной принцип деловой переписки, - объясняет Вера Кобзева, - быть вежливым, доброжелательным, лаконичным и четким. Вот несколько правил, с помощью которых вы проявите себя не только как настоящий профи, но еще и как знаток хороших бизнес-манер:

  • отправляя письмо, не забывайте заполнять поле «Тема», при этом фраза должна быть понятной и лаконичной;
  • начните послание с вежливого обращения, лучше всего использовать одно из общепринятых и привычных: «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»;
  • обязательно выделяйте абзацы - так получателю будет проще разобраться в тексте и уяснить главную мысль письма;
  • подберите удобный и хорошо читаемый шрифт, но не перебарщивайте с цветами - в деловой переписке допускается черный или темно-синий;
  • избегайте использования модного сейчас интернет-языка (словечек типа «исчо», «превед» и т. д.) и смайликов;
  • не пишите под влиянием эмоций. Деловые партнеры не виноваты в том, что у вас не клеится с работой;
  • если ваш ответ неблагоприятен для получателя (например, вы отказываетесь от предложения или, к примеру, не соглашаетесь с дальнейшей политикой сотрудничества), используйте в начале фразы слова, выражающие сожаление. Например, «К сожалению, мы не можем согласиться на ваши условия», «К сожалению, сложности с... не позволяют нам воспользоваться вашим предложением» или «С сожалением вынуждены сообщить о невозможности...»;
  • всегда благодарите партнеров, выражайте признательность «за своевременный ответ», «внесенное предложение», «участие в вашем проекте», «плодотворное сотрудничество»;
  • чтобы общение, пусть и виртуальное, проходило в приятной атмосфере, не стесняйтесь демонстрировать чувства - радость, уверенность, одобрение, признательность. Например, можно написать «Примите мое приглашение, и я надеюсь, что вы найдете время для...», «С удовольствием приглашаю вас принять участие в...», «Имею честь пригласить вас...», «Мы были бы рады видеть вас на...» и т. д.;
  • в завершении письма используйте конструктивные, лаконичные фразы: «Заранее благодарим!», «Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения», «С интересом ждем от вас новых предложений», «Всегда рады оказать вам услугу»;
  • не затягивайте с ответом и отправляйте письмо не позже, чем через 24 часа после его получения. Нет времени? Тогда, сославшись на аврал, предложите обсудить вопрос через пару дней или, если время терпит, на следующей неделе. Не отвечали, потому что были в отпуске или на больничном? Извинитесь, кратко объяснив причину молчания;
  • перед тем как отправлять письмо, проверьте, нет ли в тексте грамматических, орфографических ошибок и опечаток.

Как правильно вручить визитки

  Согласно деловому этикету, первым свою карточку протягивает «гость» - тот, кто пришел в компанию или на деловую встречу, сотрудник, чей ранг ниже, а также младший по возрасту.

  • Если вы частенько встречаетесь с партнерами и коллегами из-за границы, помните: на международных переговорах право вручить свою визитку в первую очередь дается принимающей стороне. И еще: не поленитесь заказать для себя 2 набора визиток - один должен быть отпечатан на русском языке, а другой, к примеру, на английском (в зависимости от того, с представителями каких компаний вам приходится работать чаще всего).
  • Обмен визитками - все равно что обмен любезностями. Вам протягивают карточку? Сразу же доставайте свою!
  • Визитки принято вручать обеими руками или только правой. Протягивайте карточку так, чтобы ваш новый знакомый мог спокойно прочесть ваше имя и должность. Можно сопровождать эту процедуру словами приветствия и легким кивком головы.
  • Как только собеседник вручил вам карточку, прочтите вслух его фамилию, имя и отчество. Во-первых, продемонстрируете уважение. А во-вторых, без труда запомните, как зовут собеседника.
  • Ни в коем случае не мните визитные карточки, не рисуйте на них и не вертите их в руках.
  • У вас поменялся номер телефона? Допускается ручкой записать его на визитке. А вот если вы выросли в должности, обязательно отпечатайте новую партию карточек.
  • Европейские нормы бизнес-этикета предписывают: карточки должны быть розового, голубого или белого цвета, а текст - темно-синего, темно-коричневого или черного. Отступают от этих правил в основном представители творческих профессий - дизайнеры, художники, журналисты, писатели, программисты и т. д.

Политика

Пресс-секретарем Белого дома стала дочь экс-губернатора Арканзаса
Пресс-секретарем Белого дома стала дочь экс-губернатора Арканзаса 112

Замену Шону Спайсеру нашли очень быстро.

Спецпредставитель США Курт Волкер прибыл в Донбасс
Спецпредставитель США Курт Волкер прибыл в Донбасс 101

После трех дней работы он вернется в Киев и обсудит дальнейшие действия по урегулированию конфликта.

Мать задержанного российского солдата Агеева прибыла в Украину
Мать задержанного российского солдата Агеева прибыла в Украину [видео] 273 1

Светлана Агеева приехала на поезде со спецкором "Новой газеты" для встречи с сыном. Якобы, у них есть договоренность с украинской стороной о встрече с военнопленным.

Происшествия

Глава Пентагона не верит в смерть лидера ИГИЛ
Глава Пентагона не верит в смерть лидера ИГИЛ 44

Джеймс Маттис утверждает, что у военной разведки нет доказательств гибели "террориста №1".

 Плавали даже джипы : Львов и Луцк залило дождем
"Плавали даже джипы": Львов и Луцк залило дождем [фото, видео] 403

Ветер валил деревья, подминая машины, городские улицы превратились в стремительные мутные потоки воды и грязи.

Британка совершила суицид после того, как ее дом затопило в 38-й раз
Британка совершила суицид после того, как ее дом затопило в 38-й раз [фото] 566 1

Дом женщины затопило несколько десятков раз последние 12 лет, так как коммунальные службы не смогли сделать качественный ремонт водопровода.

Экономика

1255 украинских предприятий будут ликвидированы или реорганизованы
1255 украинских предприятий будут ликвидированы или реорганизованы 832 2

Также в правительстве назвали компании, которые попадут под приватизацию.

Украина опустилась в рейтинге мировых производителей стали
Украина опустилась в рейтинге мировых производителей стали 279 4

Нашу страну опередила Мексика.

Криптовалюты: курс скачет похлеще доллара
Криптовалюты: курс скачет похлеще доллара 105

Мы попросили экспертов рассказать, почему так резко меняется курсы криптовалют, каковы их перспективы и грозит ли финансовый Армагеддон рынку с 1 августа.

Общество

Гороскоп на август 2017 года для всех знаков Зодиака
Гороскоп на август 2017 года для всех знаков Зодиака 511

Общий гороскоп для всех знаков Зодиака на август-2017.

В Киеве требуются 430 инспекторов Нацполиции
В Киеве требуются 430 инспекторов Нацполиции 150

Конкурс продлится до 22 октября.

Советы абитуриенту: где больше бюджетных мест и как подать заявление?
Советы абитуриенту: где больше бюджетных мест и как подать заявление? 438 1

На самые острые вопросы вступительной кампанию-2017 ответил директор Департамента высшего образования МОН Олег Шаров.

Светская хроника и ТВ

Эмма Уотсон потеряла свои кольца и попросила подписчиков найти их
Эмма Уотсон потеряла свои кольца и попросила подписчиков найти их [фото] 145

Одно из украшений для актрисы представляет особую ценность, т.к. было подарено мамой на 18-летие.

Ирина Шейк снялась полностью обнаженной для Vogue
Ирина Шейк снялась полностью обнаженной для Vogue [фото] 730

Модель находится в прекрасной форме.

Скончался французский актер Клод Риш
Скончался французский актер Клод Риш 848

Артисту было 88 лет. За свою карьеру он успел поработать с Жерраром Филиппом, Аленом Делоном, Брижит Бардо, Лино Вентура и многими другими.

Спорт

Арестованный Мария Вильяр будет исключен из ФИФА и УЕФА
Арестованный Мария Вильяр будет исключен из ФИФА и УЕФА 127

От Вильяра ожидают добровольного сложения полномочий, либо же будут вынуждены устранить его от должности на основании правил организаций.

Элина Свитолина:  Теннис – единственный вид спорта, который пока не освоил мой парень
Элина Свитолина: "Теннис – единственный вид спорта, который пока не освоил мой парень" [фото] 295

Красавица-теннисистка посетила Харьков, где рассказала о своей любви, теннисе и родных городах.

Паулу Фонсека:  Возможно, решение по Кучеру было самым сложным за всю мою жизнь
Паулу Фонсека: "Возможно, решение по Кучеру было самым сложным за всю мою жизнь" 477

Главный тренер донецкого "Шахтера" рассказал, как принял решение расстаться с защитником команды