Деловая переписка: Забудьте про смайлики!

Деловая переписка: Забудьте про смайлики!

Неформальные словечки и значки приберегите для переписки с подружками. А вот искренняя, доброжелательная улыбка на переговорах будет нелишней.

Советы читателям дает кандидат социологических наук, бизнес-тренер и автор нескольких книг Вера Кобзева.

Понятно: чем грамотнее и элегантнее ведет себя тот или иной специалист, тем больше у него шансов завоевать авторитет в глазах начальства и продвинуться по карьерной лестнице. Но одно дело - безупречно вести себя в родной фирме, а другое - не проколоться на деловой встрече, выставке, презентации. Ведь, общаясь с клиентами, вы представляете не только себя, но и интересы работодателя. Как переписыватьcя по «мылу» и обмениваться визитками, чтобы наладить хорошие отношения и заполучить многомиллионный контракт?

- Основной принцип деловой переписки, - объясняет Вера Кобзева, - быть вежливым, доброжелательным, лаконичным и четким. Вот несколько правил, с помощью которых вы проявите себя не только как настоящий профи, но еще и как знаток хороших бизнес-манер:

  • отправляя письмо, не забывайте заполнять поле «Тема», при этом фраза должна быть понятной и лаконичной;
  • начните послание с вежливого обращения, лучше всего использовать одно из общепринятых и привычных: «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»;
  • обязательно выделяйте абзацы - так получателю будет проще разобраться в тексте и уяснить главную мысль письма;
  • подберите удобный и хорошо читаемый шрифт, но не перебарщивайте с цветами - в деловой переписке допускается черный или темно-синий;
  • избегайте использования модного сейчас интернет-языка (словечек типа «исчо», «превед» и т. д.) и смайликов;
  • не пишите под влиянием эмоций. Деловые партнеры не виноваты в том, что у вас не клеится с работой;
  • если ваш ответ неблагоприятен для получателя (например, вы отказываетесь от предложения или, к примеру, не соглашаетесь с дальнейшей политикой сотрудничества), используйте в начале фразы слова, выражающие сожаление. Например, «К сожалению, мы не можем согласиться на ваши условия», «К сожалению, сложности с... не позволяют нам воспользоваться вашим предложением» или «С сожалением вынуждены сообщить о невозможности...»;
  • всегда благодарите партнеров, выражайте признательность «за своевременный ответ», «внесенное предложение», «участие в вашем проекте», «плодотворное сотрудничество»;
  • чтобы общение, пусть и виртуальное, проходило в приятной атмосфере, не стесняйтесь демонстрировать чувства - радость, уверенность, одобрение, признательность. Например, можно написать «Примите мое приглашение, и я надеюсь, что вы найдете время для...», «С удовольствием приглашаю вас принять участие в...», «Имею честь пригласить вас...», «Мы были бы рады видеть вас на...» и т. д.;
  • в завершении письма используйте конструктивные, лаконичные фразы: «Заранее благодарим!», «Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения», «С интересом ждем от вас новых предложений», «Всегда рады оказать вам услугу»;
  • не затягивайте с ответом и отправляйте письмо не позже, чем через 24 часа после его получения. Нет времени? Тогда, сославшись на аврал, предложите обсудить вопрос через пару дней или, если время терпит, на следующей неделе. Не отвечали, потому что были в отпуске или на больничном? Извинитесь, кратко объяснив причину молчания;
  • перед тем как отправлять письмо, проверьте, нет ли в тексте грамматических, орфографических ошибок и опечаток.

Как правильно вручить визитки

  Согласно деловому этикету, первым свою карточку протягивает «гость» - тот, кто пришел в компанию или на деловую встречу, сотрудник, чей ранг ниже, а также младший по возрасту.

  • Если вы частенько встречаетесь с партнерами и коллегами из-за границы, помните: на международных переговорах право вручить свою визитку в первую очередь дается принимающей стороне. И еще: не поленитесь заказать для себя 2 набора визиток - один должен быть отпечатан на русском языке, а другой, к примеру, на английском (в зависимости от того, с представителями каких компаний вам приходится работать чаще всего).
  • Обмен визитками - все равно что обмен любезностями. Вам протягивают карточку? Сразу же доставайте свою!
  • Визитки принято вручать обеими руками или только правой. Протягивайте карточку так, чтобы ваш новый знакомый мог спокойно прочесть ваше имя и должность. Можно сопровождать эту процедуру словами приветствия и легким кивком головы.
  • Как только собеседник вручил вам карточку, прочтите вслух его фамилию, имя и отчество. Во-первых, продемонстрируете уважение. А во-вторых, без труда запомните, как зовут собеседника.
  • Ни в коем случае не мните визитные карточки, не рисуйте на них и не вертите их в руках.
  • У вас поменялся номер телефона? Допускается ручкой записать его на визитке. А вот если вы выросли в должности, обязательно отпечатайте новую партию карточек.
  • Европейские нормы бизнес-этикета предписывают: карточки должны быть розового, голубого или белого цвета, а текст - темно-синего, темно-коричневого или черного. Отступают от этих правил в основном представители творческих профессий - дизайнеры, художники, журналисты, писатели, программисты и т. д.
загрузка...
загрузка...

Политика

Порошенко переговорил с Госсекретарем США Тиллерсоном из-за подрыва машины ОБСЕ
Порошенко переговорил с Госсекретарем США Тиллерсоном из-за подрыва машины ОБСЕ 562 3

Президент Украины Петр Порошенко провел телефонный разговор с Государственным секретарем США Рексом Тиллерсон. Беседа касалась подрыва на мине одной из машин ОБСЕ в Луганской области.

Выборы президента Франции 2017: лидируют Ле Пен и Макрон
Выборы президента Франции 2017: лидируют Ле Пен и Макрон 5095 1

23 апреля во Франции проходят выборы нового лидера страны. По данным опросов, наметились два лидирующих кандидата: Эммануэль Макрон и Марин Ле Пен.

Дональд Трамп: 100 дней у штурвала
Дональд Трамп: 100 дней у штурвала 128

Что удалось и что не удалось сделать американскому президенту за это время.

Происшествия

В ОБСЕ подтвердили гибель в  ЛНР  сотрудника и ранения еще двоих
В ОБСЕ подтвердили гибель в "ЛНР" сотрудника и ранения еще двоих 85

В результате подрыва на противотанковой мине в Луганской области внедорожника СММ ОБСЕ погиб гражданин США, ранения получили граждане Германии и Чехии. Они доставлены в больницу Луганска.

В ОБСЕ подтвердили гибель в  ЛНР  сотрудника и ранения еще двоих
В ОБСЕ подтвердили гибель в "ЛНР" сотрудника и ранения еще двоих 196

В результате подрыва на противотанковой мине в Луганской области внедорожника СММ ОБСЕ погиб гражданин США, ранения получили граждане Германии и Чехии. Они доставлены в больницу Луганска.

В Харькове троллейбус вел водитель-наркоман
В Харькове троллейбус вел водитель-наркоман [видео] 1496

Управлявший троллейбусом №34 шофер, скорее всего, был под каннабисом. Пассажиры вызвали полицию, так как водитель лежал на полу салона без чувств.

Экономика

Продажа земли в Украине: аргументы за и против
Продажа земли в Украине: аргументы за и против 155

В правительстве обещают внести законопроект, который запустит рынок сельхозземель в ближайшие месяцы.

Валерия Гонтарева поставила задачи преемнику
Валерия Гонтарева поставила задачи преемнику 81

Подавшая в отставку глава НБУ заявила о необходимости снижения доли государства в банковском секторе.

Денис Костржевский:  На данном этапе аэропорт  Киев  временно приостановил диалог с Ryanair
Денис Костржевский: "На данном этапе аэропорт "Киев" временно приостановил диалог с Ryanair" 727 3

Ирландская авиакомпания желает снижения аэропортовых сборов, но у "Киева" нет возможности.

Общество

Когда в Украину вернется тепло
Когда в Украину вернется тепло 1103

Неожиданное наступившие в конце апреля заморозки непременно отступят. Синоптики заверили, что это произойдет еще до наступления майских праздников - уже на следующей неделе.

Чем вас удивил Трамп?
Чем вас удивил Трамп? [вопрос дня] 209

На этой неделе исполняется 100 дней, как у руля США стал Дональд Трамп.

В голове его компьютер - да-да-да!
В голове его компьютер - да-да-да! 501

Новый проект американского миллиардера Илона Маска обсуждаем со специалистом в области изучения мозга профессором Александром Капланом.

Светская хроника и ТВ

 Голос країни-7 : победитель определен! Аминь
"Голос країни-7": победитель определен! Аминь [видео] 1951 1

Квартиру в Киеве выиграл 33-летний священник Александр Клименко из Березани.

Прохор Шаляпин сделал пластику
Прохор Шаляпин сделал пластику 2312

Российский певец решился на пластическую операцию по изменению формы носа. Правда, обошлось без скальпеля: с помощью специальных уколов, чтобы убрать подкожный жир.

 Миссис Мира - 2016  Лора Суперфин: Песня  Королева ночи  стала для меня пророческой
"Миссис Мира - 2016" Лора Суперфин: Песня "Королева ночи" стала для меня пророческой 732

Титулованная красавица и в то же время эффектная и экстравагантная певица рассказала "КП" в Украине", как из юриста стала артисткой.

Спорт

Борьба за выживание: Украина проиграла Польше на домашнем ЧМ-2017 по хоккею
Борьба за выживание: Украина проиграла Польше на домашнем ЧМ-2017 по хоккею [видео] 112

Теперь, чтобы сохранить прописку в дивизионе 1А подопечным Савицкого нужно верить в чудо и обыгрывать фаворитов

Фанатов могут наказать за  Белую шизу
Фанатов могут наказать за "Белую шизу" 835

Болельщики "Динамо" и "Шахтера" вновь нарушили дисциплинарные правила во время поединка на "Олимпийском"

Иван Гецко:  За видео моего гола журналист просил 1000 долларов
Иван Гецко: "За видео моего гола журналист просил 1000 долларов" 228

В апреле исполняется 25 лет с момента первого матча сборной Украины и первого исторического удара нападающего "сине-желтых".