Деловая переписка: Забудьте про смайлики!

Деловая переписка: Забудьте про смайлики!

Неформальные словечки и значки приберегите для переписки с подружками. А вот искренняя, доброжелательная улыбка на переговорах будет нелишней.

Советы читателям дает кандидат социологических наук, бизнес-тренер и автор нескольких книг Вера Кобзева.

Понятно: чем грамотнее и элегантнее ведет себя тот или иной специалист, тем больше у него шансов завоевать авторитет в глазах начальства и продвинуться по карьерной лестнице. Но одно дело - безупречно вести себя в родной фирме, а другое - не проколоться на деловой встрече, выставке, презентации. Ведь, общаясь с клиентами, вы представляете не только себя, но и интересы работодателя. Как переписыватьcя по «мылу» и обмениваться визитками, чтобы наладить хорошие отношения и заполучить многомиллионный контракт?

- Основной принцип деловой переписки, - объясняет Вера Кобзева, - быть вежливым, доброжелательным, лаконичным и четким. Вот несколько правил, с помощью которых вы проявите себя не только как настоящий профи, но еще и как знаток хороших бизнес-манер:

  • отправляя письмо, не забывайте заполнять поле «Тема», при этом фраза должна быть понятной и лаконичной;
  • начните послание с вежливого обращения, лучше всего использовать одно из общепринятых и привычных: «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»;
  • обязательно выделяйте абзацы - так получателю будет проще разобраться в тексте и уяснить главную мысль письма;
  • подберите удобный и хорошо читаемый шрифт, но не перебарщивайте с цветами - в деловой переписке допускается черный или темно-синий;
  • избегайте использования модного сейчас интернет-языка (словечек типа «исчо», «превед» и т. д.) и смайликов;
  • не пишите под влиянием эмоций. Деловые партнеры не виноваты в том, что у вас не клеится с работой;
  • если ваш ответ неблагоприятен для получателя (например, вы отказываетесь от предложения или, к примеру, не соглашаетесь с дальнейшей политикой сотрудничества), используйте в начале фразы слова, выражающие сожаление. Например, «К сожалению, мы не можем согласиться на ваши условия», «К сожалению, сложности с... не позволяют нам воспользоваться вашим предложением» или «С сожалением вынуждены сообщить о невозможности...»;
  • всегда благодарите партнеров, выражайте признательность «за своевременный ответ», «внесенное предложение», «участие в вашем проекте», «плодотворное сотрудничество»;
  • чтобы общение, пусть и виртуальное, проходило в приятной атмосфере, не стесняйтесь демонстрировать чувства - радость, уверенность, одобрение, признательность. Например, можно написать «Примите мое приглашение, и я надеюсь, что вы найдете время для...», «С удовольствием приглашаю вас принять участие в...», «Имею честь пригласить вас...», «Мы были бы рады видеть вас на...» и т. д.;
  • в завершении письма используйте конструктивные, лаконичные фразы: «Заранее благодарим!», «Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения», «С интересом ждем от вас новых предложений», «Всегда рады оказать вам услугу»;
  • не затягивайте с ответом и отправляйте письмо не позже, чем через 24 часа после его получения. Нет времени? Тогда, сославшись на аврал, предложите обсудить вопрос через пару дней или, если время терпит, на следующей неделе. Не отвечали, потому что были в отпуске или на больничном? Извинитесь, кратко объяснив причину молчания;
  • перед тем как отправлять письмо, проверьте, нет ли в тексте грамматических, орфографических ошибок и опечаток.

Как правильно вручить визитки

  Согласно деловому этикету, первым свою карточку протягивает «гость» - тот, кто пришел в компанию или на деловую встречу, сотрудник, чей ранг ниже, а также младший по возрасту.

  • Если вы частенько встречаетесь с партнерами и коллегами из-за границы, помните: на международных переговорах право вручить свою визитку в первую очередь дается принимающей стороне. И еще: не поленитесь заказать для себя 2 набора визиток - один должен быть отпечатан на русском языке, а другой, к примеру, на английском (в зависимости от того, с представителями каких компаний вам приходится работать чаще всего).
  • Обмен визитками - все равно что обмен любезностями. Вам протягивают карточку? Сразу же доставайте свою!
  • Визитки принято вручать обеими руками или только правой. Протягивайте карточку так, чтобы ваш новый знакомый мог спокойно прочесть ваше имя и должность. Можно сопровождать эту процедуру словами приветствия и легким кивком головы.
  • Как только собеседник вручил вам карточку, прочтите вслух его фамилию, имя и отчество. Во-первых, продемонстрируете уважение. А во-вторых, без труда запомните, как зовут собеседника.
  • Ни в коем случае не мните визитные карточки, не рисуйте на них и не вертите их в руках.
  • У вас поменялся номер телефона? Допускается ручкой записать его на визитке. А вот если вы выросли в должности, обязательно отпечатайте новую партию карточек.
  • Европейские нормы бизнес-этикета предписывают: карточки должны быть розового, голубого или белого цвета, а текст - темно-синего, темно-коричневого или черного. Отступают от этих правил в основном представители творческих профессий - дизайнеры, художники, журналисты, писатели, программисты и т. д.
загрузка...
загрузка...

Политика

 Большая семерка :  КНДР представляет новый уровень угрозы
"Большая семерка": "КНДР представляет новый уровень угрозы"

Политика Северной Кореи занимает особое место в повестке дня представителей G7.

 Большая семерка  приняла декларацию по санкциям против России
"Большая семерка" приняла декларацию по санкциям против России 224 1

G7 требует от Москвы прекратить агрессию в Украине и не исключает введения новых ограничений.

Трамп заявил, что участники НАТО согласились увеличить взносы
Трамп заявил, что участники НАТО согласились увеличить взносы 140

Таким образом, бюджет альянса значительно возрастет.

Происшествия

 British Airways  аннулировала все рейсы в аэропортах Хитроу и Гатвика
"British Airways" аннулировала все рейсы в аэропортах Хитроу и Гатвика 92

В компьютерной системе компании произошел сбой из-за чего пассажиры не смогли улететь.

В Винницкой области 12-летний мальчик выстрелил в 10-летнего
В Винницкой области 12-летний мальчик выстрелил в 10-летнего 443

Пострадавший ребенок находится в больнице с повреждением лица.

В Манчестере задержали новых подозреваемых в организации теракта
В Манчестере задержали новых подозреваемых в организации теракта 74

Местная полиция провела очередные рейды.

Экономика

Эксперт рассказал, чего ждать от решения суда по долгу Януковича
Эксперт рассказал, чего ждать от решения суда по долгу Януковича 782 2

Высокий суд Лондона проводит слушание по поводу задолженности Украины перед Россией на 3 млрд. долл. США.

В Беларуси украинские огурцы дешевле, чем в Украине
В Беларуси украинские огурцы дешевле, чем в Украине 1074

Об этом на своей странице в соцсети рассказал генеральный директор Ассоциации поставщиков торговых сетей Алексей Дорошенко.

Без моратория: как уберечь землю и бизнес 296

Модель земельной реформы, которую разработал Кабинет Министров, позволит малым и средним фермерам покупать землю на выгодных условиях.

Общество

Для язычников тело - тюрьма, а для христиан - храм Духа Святого!
Для язычников тело - тюрьма, а для христиан - храм Духа Святого! 295

На эту тему размышляет глава Административного аппарата Киевской митрополии УПЦ архимандрит Виктор (Коцаба).

5 важных новостей для субботнего утра
5 важных новостей для субботнего утра 426

КП" в Украине" собрала самые значимые события этой ночи, которые Вы могли пропустить. Оставайтесь в курсе важных новостей из жизни нашей страны и мира вместе с нами.

 Животы разболелись : мусульманин требует 100 миллионов компенсации за пиццу со свининой
"Животы разболелись": мусульманин требует 100 миллионов компенсации за пиццу со свининой 1353 4

Когда пицца была почти вся съедена мусульманские супруги поняли, что лакомились свининой.

Светская хроника и ТВ

 Антитела  сближают тела и вмешиваются в дела чужой эпохи
"Антитела" сближают тела и вмешиваются в дела чужой эпохи 209

На концерте известной украинской группы случилось предложение руки и сердца розыгрыш последнего (седьмого!) айфона.

Российский актер - о возможном отдыхе в Крыму:  Дорого и смотрят, как на дойную корову
Российский актер - о возможном отдыхе в Крыму: "Дорого и смотрят, как на дойную корову" 1701

Свое мнение о возможном летнем отдыхе на полуострове высказал звезда фильмов "Антикиллера" и "Гастролеров" Владимир Зайцев.

Умер один из главных идеологов внешней политики США - Збигнев Бжезинский
Умер один из главных идеологов внешней политики США - Збигнев Бжезинский 1730 8

Экс-советнику президента США было 89 лет. Он умер в ночь на 27 мая. Рядом с Бжезинским была его супруга.

Спорт

Зачем тренер  Зари  играет в молчанку?
Зачем тренер "Зари" играет в молчанку? 211

Юрий Вернидуб месяц не дает послематчевых комментариев и не общается с прессой.

Лучший форвард  Днепра  может уйти из клуба
Лучший форвард "Днепра" может уйти из клуба 426

Артемом Довбиком интересуются "Шахтер" и "Заря".

Паулу Фонсека:  Я хочу продолжать быть  женатым  на  Шахтере
Паулу Фонсека: "Я хочу продолжать быть "женатым" на "Шахтере" 516

Главный тренер донецкого клуба провел пресс-конференцию после поражения от киевского "Динамо"