Хотел взять время под контроль, но результата - ноль!
Экономить деньги в принципе легко - просто не тратишь их на всякую ерунду. А вот разумно использовать время сложнее. Особенно если хочется и зарплату получать, и спортом заниматься, и английский учить, и с друзьями встречаться. Как совместить безграничные желания и вечный цейтнот? Прочитав книгу про тайм-менеджмент, я решил написать об этом статью.
- ОК, - сказал шеф.
Прошел месяц...
- А где заметка про тайм-менеджмент? - спросили на планерке. - Уже третью неделю в плане болтается...
- Да все никак времени не найду, - ответил я под дружный хохот.
Пришлось идти на консультацию к специалисту.
БАРДАК И ВЕЧНЫЕ ОПОЗДАНИЯ
Всегда с восхищением смотрел на тех людей, которые все успевают, потому как сам далеко не исключение из общей спешащей и вечно опаздывающей массы. К примеру, я не могу приходить вовремя. Опаздывать на полчаса и более себе не позволяю, но прийти на 10 - 15 минут позже (то есть впритык к границе делового опоздания) - это святое. Да и заметки сдаю лишь в самый последний момент, когда дамоклов меч дедлайна (к этому сроку нужно сдать все статьи, чтобы номер вовремя отправился в печать) нависает прямо над головой.
На встречу с консультантом я, естественно, тоже опоздал, провозился до последнего с заметкой. Но вот парадокс - априори пунктуального специалиста по управлению временем еще не было на месте. Сергей появился лишь через полминуты после моего прихода.
- Ага, - не скрывая злорадства, ухмыльнулся я. - Консультанты по тайм-менеджменту тоже опаздывают?!
- Нет, - невозмутимо ответил Сергей БЕХТЕРЕВ, эксперт компании «Организация Времени». - Вы же предупредили, что задержитесь на 20 минут, я и заскочил по дороге перекусить.
«Надо же, все по минутам рассчитал», - проникся я и приготовился учиться.
«ТЫ МУЖИК ИЛИ РАЗМАЗНЯ?»
- На что жалуетесь? - не откладывая дело в долгий ящик, по-врачебному начал Сергей.
- Хочу больше успевать: и по работе, и в личной жизни. А не получается...
Действительно, рано утром я вставать не люблю. Если можно поваляться лишние полчаса, не задумываясь так и сделаю. Днем другая беда - после обеда желудок давит на мозг и не дает полноценно мыслить. Вечером думается чуть лучше, но от компьютера уже болят глаза. То же самое и со спортом: утром лень, вечером устал. И так каждый день.
- Диагноз типичный, - удовлетворенно покачал головой консультант. - Рецепт для лечения простой. Главное - определитесь со своими целями. Они же у вас есть?
- На работе хочу писать больше хороших статей, - стал я загибать пальцы. - В спорте - привести себя в форму. В учебе - окончить финансовые и языковые курсы. В личной жизни - уделять больше времени семье и друзьям.
- Теперь все эти цели разбейте на небольшие задачи для ежедневного исполнения и внесите в свой планнинг (бумажный или электронный ежедневник - кому как удобнее).
Кстати, именно так я и делаю. Все планы записываю в ежедневник, но к заданиям стал относиться небрежнее. Все, что не успеваю, спокойно и без зазрения совести переношу на следующий день.
- Тогда нужно с собой договориться: если что-то запланировал, то сел и сделал, - пояснил Сергей. - В конце концов ты мужик или размазня? Если написал, то уж будь добр сделай! А если нет, то на фига ты это планировал?!
«ЛЯГУШКИ» НА ЗАВТРАК И «БИФШТЕКСЫ» НА ОБЕД
Задачи бывают разные: большие и маленькие. То есть одно дело - написать разворот на проблемную тему, а другое - текущую заметку в номер. На первое может уйти больше недели, а на второе достаточно и пары часов. Самое главное - научиться определять, сколько времени вам нужно на то или иное действие.
- Планировать надо реалистично, - посоветовал Сергей. - Правильно составленный календарь позволит понять, что вы успеете, а что нет. Время - очень трудно сжимаемая субстанция. Если вам нужно 3 часа, чтобы написать статью, то за 2 часа вы ее не напишете. При этом время легко разжимаемо. Будете вяло писать и отвлекаться, то и за 6 часов не осилите.
Драгоценное время отнимает еще и разная мелочовка. Поэтому мы все время откладываем ее на потом и делаем в последний момент. Но назойливая мысль свербит в голове и мешает заниматься более глобальными вещами: «надо не забыть позвонить в банк, прибить плинтус, заплатить за «коммуналку» и т. п.
- Такие задачи, которые можно сделать одним щелчком, но их почему-то не хочется делать, мы называем «лягушками», - говорит Сергей. - В начале рабочего дня можно классно поднять себе настроение, съев такую «лягушку». Попробуйте - не пожалеете!
А такую глобальную задачу, как изучение английского языка, нужно и вовсе разрезать на мелкие кусочки.
- Это «слон», - говорит Сергей. - Его можно съесть, только разделив на «бифштексы». Например, запланировать себе каждый день как минимум 15 минут общаться через Интернет с носителем языка или заучивать ежедневно по 10 новых слов. В поедании «слона» главное - постоянство.
| |
ЧТО ДОРОЖЕ: ВРЕМЯ ИЛИ ПИРОЖОК?
Всю следующую неделю я пытался использовать правила тайм-менеджмента. Аккуратно записал в начале недели все свои планы, развесил возле компьютера разноцветные стикеры. С одной стороны, планирование помогло. Когда устанавливаешь себе рамки и границы, то работать с понятным финишем куда продуктивнее - включается спортивный азарт.
А другой мотивацией - «Я мужик или размазня?!» - можно пользоваться лишь в крайних случаях. В остальном лучше «пряничная» система. Чтобы работать более продуктивно, надо поощрять себя за выполненные задания. В общем, вырабатывать у себя рефлекс, как у дрессированных собак. Дал лапу - получил косточку! Как-то утром одна из коллег принесла домашние пирожки. Испытание чарующим ароматом и отличный повод потренировать свои тайм-менеджерские способности. Даю себе задание написать за 2 часа заметку и мысленно обещаю себе вкусный приз...
Через полтора часа с чувством выполненного долга я поднялся со стула за своим заслуженным пирожком. И что вы думаете? Правильно, все вкусняши к этому времени уже съели менее временно ориентированные коллеги. И хотя экономия времени налицо (заметку написал вдвое быстрее, чем обычно), я так и не понял, что мне все-таки дороже: время или пирожок?
Справедливости ради надо сказать, что «лягушек» я наелся до отвала. За две недели выполнил все, что хотел сделать уже больше месяца, но ленился. Подстригся (совсем оброс), прибил плинтус (супруга была довольна), купил кроссовки (старые давно дышали на ладан), разобрался, как оплачивать коммунальные услуги через Интернет (надоело стоять в очередях в Сбербанке). А понадобилось всего ничего - на полчаса раньше выходить из дома. И даже снова взялся за английский - смотрю по два учебных ролика в день и учу по 5 новых слов перед сном.
Была лишь одна проблема, которая мучила меня все эти две недели. Я успевал сделать и написать все, но только не эту заметку. Даже двойная доза призовых шоколадок не действовала. Помог, как всегда, только дедлайн. Буду учиться дальше.
МНЕНИЕ ЭКОНОМИСТА
Семен БИРГ, гендиректор независимого аналитического агентства «Инвесткафе»: «Взял за правило: принял важное решение и забыл о нем»
- Всем сразу заниматься невозможно. Нужно соблюдать баланс. В этом, собственно, залог и здоровья, и успеха. Но при этом необязательно все делать самому. Ресурсов для экономии времени полно. Можно покупать готовую еду в магазине, нанимать домработницу или водителя, если финансы позволяют. То есть фокусироваться на том, что у тебя получается лучше всего и приносит наибольший доход. Вот почему многие пользуются услугами нянь.
Я уже давно не веду бумажный ежедневник, все задачи заношу в электронный календарь, который я могу посмотреть как на рабочем компьютере, так и в мобильном телефоне. Продукты и товары заказываю через Интернет, оплачиваю коммуналку - там же. А еще взял себе за правило: не откладывать принятие важных решений в долгий ящик - лучше принять его и забыть. Потому что отложенные задачи имеют свойство накапливаться и потом их не разгребешь.
ПАМЯТКА «КП»
5 важных советов по управлению временем
1 Всегда планируйте свой рабочий день. И записывайте все необходимые задачи на бумаге. Но не занимайте под жесткие планы более 50 - 60% времени. В этом случае у вас будет возможность для маневра, чтобы решать срочные и рутинные задачи.
2 Распределите все задания по приоритетам. Помечайте красным маркером те, которые жестко привязаны к тому или иному сроку и не могут быть отложены. Желтым - те, которые можно в крайнем случае отложить. И зеленым - те, сроки по которым терпят.
3 С утра съедайте по «лягушке» (неприятное дело, которое вы откладывали в долгий ящик). А крупные задания («слоны») разделяйте на «бифштексы». В этом случае справиться с ними будет гораздо легче. Это относится к любой сложной задаче: ремонт дома, написание диссертации, подготовка к свадьбе, выбор машины и прочее.
4 Поощряйте себя за каждое выполненное задание тем, что вам очень нравится. Такая мотивация сделает работу более продуктивной.
5 Делайте регулярные перерывы в течение рабочего дня. Каждые полтора-два часа нужно отвлекаться как минимум на 15 минут. Используйте принцип Маяковского: «Товарищ, запомни правило простое: работаешь сидя - отдыхай стоя». Если вы устали, то полноценно работать не сможете.
По рекомендациям компании «Организация Времени».
