Как сделать рабочие совещания полезными
Но почему же тогда подобные мероприятия тянутся невыносимо долго, а принятые решения (и это еще хорошо, если они все-таки приняты!) уже на следующий день нередко кажутся ошибочными? "Комсомолка" вместе с кадровым порталом rabota.ua разбиралась, какое совещание является самым эффективным.
Пустые траты
- Ежедневные совещания превратились для меня в настоящую пытку, - поделилась с "КП" сотрудница одной из столичных компаний Анна. - Изначально предполагается, что это даже не совещания, а коротенькие 15-минутные летучки. На деле же все это оборачивается полуторачасовым переливанием "из пустого в порожнее". Причем самое интересное, что в итоге никакие решения зачастую не принимаются. ""У всех сотрудников есть 30 минут, чтобы изложить мне свои предложения в письменном виде!" - приблизительно такой текст мы слышим в конце каждого совещания от директора департамента!
Приблизительно каждый пятый украинец согласен с Анной, находя совещания бесполезной тратой драгоценного рабочего времени. "Все важные вопросы решаются в процессе работы, а не на подобных собраниях!" - считают 18 процентов участников опроса, проведенного кадровым порталом rabota.ua. Более половины опрошенных считают, что все зависит от тематики и повода для собрания. А каждый четвертый уверен: совещания - это важный момент деятельности компании. Благодаря рабочим встречам у сотрудников появляется возможность высказать свое мнение и услышать мнение коллег относительно определенных вопросов и спорных моментов.
Полезные советы
Большинство отечественных специалистов считают: совещание может быть эффективным только в том случае, если для него есть серьезный повод и правильно подобрана тематика. При этом проводить такое мероприятие лучше в первой половине дня и не чаще раза в неделю. Что касается продолжительности, то лучше, чтобы оно длилось не дольше получаса, а самый эффективный вид - "летучка", то есть до 15 минут (подробнее см. инфографику).
Если речь не идет об экстренном совещании, специалисты портала советуют готовиться письменно, набросав приблизительный план в ежедневник:
1 Цель (найти новую идею, принять решение по старой и т.д.)
2 Четкая повестка дня (начинать лучше с более сложных вопросов).
3 Краткое изложение вводной информации.
4 Контраргументы возможным оппонентам.
Эксперты советуют никогда не выносить на общее совещание личные вопросы - их решают один на один. Кроме того, не стоит "толочь воду в ступе", тратя время на вопросы, которые уже решены, а также на рядовые рабочие моменты, которые решаются по ходу дела.
Кстати, основные признаки правильного совещания заключаются в том, что оно вовремя начинается и без надобности не затягивается. В конце имеет смысл кратко озвучить итоги совещания - это станет наглядным доказательством того, что участники потратили свое время не напрасно.
В ТЕМУ
Самые распространенные ошибки
1 Если совещание проводится только потому, что оно запланировано на этот день и на это время, оно превращается в абсолютно бесполезный ритуал.
Совет: Не проводите встречу, если сами не знаете, зачем она нужна. Для каждого совещания должна быть подготовлена повестка. Имеет смысл заранее разослать ее участникам, дабы они себе представляли, какие вопросы будут обсуждаться.
2 Если совещание представляет собой скучный монолог, аудитория может и уснуть.
Совет: Если односторонний доклад необходим, презентация должна быть яркой и максимально короткой. Кроме того, для оживления дискуссии приветствуются вопросы слушателей.
3 Если некоторые участники постоянно опаздывают, а потом, задавая множество вопросов, пытаются нагнать остальных, большинство тратит время впустую.
Совет: Следует однозначно дать понять опоздавшим, что, коль уж они опоздали, то сами должны разобраться в проблеме, а не отвлекать других.
4 Если на совещании внимание концентрируется на неудачах, а не на путях развития компании, вряд ли сотрудники будут гореть желанием совершать трудовые подвиги.
Совет: Не устраивайте разнос ради разноса. Негативный опыт должен использоваться исключительно как платформа для построения успешной стратегии, а не как палка для избиения сотрудников.
5 Если на совещании придерживаются слишком строгого формата, у собравшихся сотрудников наблюдается не самое лучшее настроение.
Совет: Разбавьте рабочую встречу умеренными шутками или забавной историей в тему. Это взбодрит сотрудников и поможет снять излишнее напряжение.
Как вы относитесь к проведению собраний в вашей компании?*
59% Это важный момент деятельности
18% Это пустая затея, которая не приносит толку
23% Совещание совещанию рознь
Как часто нужно проводить планерки?*
44% Раз в неделю
16% Раз в месяц
14% Несколько раз в месяц
14% Несколько раз в неделю
5% Каждый день
7% Затруднились с ответом
Какие мероприятия являются наиболее эффективными?*
48% "Летучки", где коротко обсуждаются самые актуальные данные
40% Такие, где сотрудники отдельных подразделов обсуждают вопросы узкой направленности
12% Такие, где собирается весь рабочий коллектив
Сколько времени должно длиться совещание, чтобы быть максимально эффективным?*
3% Час-полтора
34% Полчаса-час
1% Более полутора часов
62% До получаса
Устраивает ли вас длительность собраний в компании?*
39% Частично
27% Нет
34% Да
*По данным опроса, проведенного порталом rabota.ua
