Как ни старайся, но в сутках никогда не будет 25 часов, а в неделе - 8 дней. Но можно попробовать заставить время работать на вас. Есть целая наука по управлению минутами и часами - тайм-менеджмент. Эти знания позволят успевать больше и отказываться от лишнего.
По приоритетам становись!
- Несколько лет назад я перешла на новую работу. Сразу столько дел навалилось, что не успевала разгребать. Сидела в офисе до ночи, и все равно заданий оставался непочатый край. Потом поняла - обязательно надо делать только важное, а остальное - по мере наличия времени, - рассказала "КП" Лариса из Киевской области.
Это умение правильно расставить приоритеты. Но как узнать это "самое важное"?
- Предстоящему делу нужно присвоить два показателя - важности и срочности. Например, начальник дал задание подготовить отчет, который нужен ему через пару часов на собрании совета директоров. Срочная ли это задача? Да. Значит, ей присваивается статус "важно и срочно", и она должна быть выполнена в первую очередь. А тут и дети просят купить билеты на новый фильм. Срочная ли это задача? Нет, билеты могут подождать до вечера. Соответственно, эта задача получает статус "важно и несрочно", - обрисовывает план действий партнер Dale Carnegie Training Russia Виталий Макаров.
У вас появится несколько групп задач: важные и срочные; неважные, но срочные; важные, но не срочные; неважные и несрочные. Выполнять их надо по очереди. А про дела из последней категории вообще можно забыть.
Самые противные дела - с утра
"Съешьте на завтрак лягушку" - это не приглашение к экзотическому столу, а образ. Его придумал бизнес-тренер Брайан Трейси. Это о том, что самые неприятные дела лучше сделать сразу с утра, вне зависимости от степени их важности. Можно составить целый список из таких "лягушек" (звонок неприятному клиенту, уборка на столе и т. п.). И тогда за неделю вы сделаете сразу пять неприятных дел. Тогда негативные мысли не будут портить вам рабочий день.
Планируйте с вечера
Завтра начинается сегодня. Так что лучше планировать свой день накануне. Психологи даже советуют представить его, мысленно прожить, испытать положительные эмоции, которые вас ждут. Если столь длительная медитация - не для вас, то хотя бы напишите список дел на завтра. И расставьте приоритеты.
Бывает, что предстоит сразу несколько "важных и срочных" дел. Их надо чередовать с теми, которые не требуют высокой нагрузки. Иначе быстро выдохнетесь.
- Важно сохранить лидерскую позицию по отношению к своим делам. Должно быть ощущение, что вы управляете делами, а не они вами. Это помогает сохранять контроль над ситуацией и расставлять приоритеты в соответствии с личными целями, а не обслуживать бесконечный поток заданий, которые на вас сваливаются, - советует преподаватель школы управления Наталья Сторожева.
Пусть за вас работают другие
Другими словами, делегируйте те дела, которые не хотите делать сами. Или такие, которые вы легко можете поручить другим, а сами в это время займетесь чем-то более приятным или доходным.
Например, вы не любите ходить по магазинам. К вашим услугам - специальные компании, которые доставят продукты на дом. Да, это стоит денег. Но на них вы покупаете свое время и хорошее настроение. Так что считайте сами - адекватны и разумны эти траты или нет.
ВОЗЬМИ НА ЗАМЕТКУ
Избавляемся от "пожирателей"
"Пожиратели" - это ваши же действия, которые убивают время. Вы пришли на работу, попили кофе, посидели в соцсетях, позвонили друзьям. Казалось бы, какая мелочь. А вот и нет: из-за такой "мелочи" получаса, а то и часа как не бывало. А если вы имеете привычку отвлекаться таким образом постоянно, то эти бестолковые дела съедают чуть ли не половину рабочего дня. Если вы не можете без этого, то найдите компромисс. В течение часа-полутора концентрируйтесь исключительно на своем задании, не отвлекаясь ни на что. А потом сделайте 15-минутный перерыв.
|
Всего не переделаешь
- Какой бы эффективный подход к использованию времени ни был у человека, успевать все невозможно. Быть перфекционистом - значит похоронить себя на работе. Да, надо много работать, чтобы зарабатывать. Но "много работать" означает "много делать", а не сидеть в офисе по 15 часов в день, медленно разбирая почту, поглядывая в Фейсбук или раскладывая пасьянс, - считает менеджер Иван Ильин.
Почаще вспоминайте принцип Парето. Про то, что 20% усилий дают 80% результата. Ну и конечно, про то, что работать надо не 24 часа в сутки, а головой. И тут одного тайм-менеджмента вам будет явно мало...
ПРОВЕРЬ СЕБЯ
Кто ты: прагматик или интуит?
Основатель "Евросети" Евгений Чичваркин был небедным человеком. При этом, по его рассказам, работал он всего два часа в день.
- Если ты работаешь так, что света белого не видишь, то зачем ты работаешь? - вопрошал он.
Но такой подход к делу годится не для всех. Да и планирование рабочего дня - тоже. Ломать себя и делать дела в строго определенное время, когда вы, быть может, еще толком проснуться не успели, в лучшем случае не приведет ни к чему хорошего. В худшем - разовьет в вас комплекс неполноценности. Некоторым людям "жить по режиму" вообще противопоказано.
- Есть прагматики и интуиты. Последние идут по жизни интуитивно: утром не знают, что будут делать вечером. Это не значит, что они неуспешны. У таких людей есть удивительная способность: они, ничего не планируя, могут оказаться в нужном месте в нужное время. Они весьма эффективны в бизнесе, потому что успевают делать меньше, но с большим качеством. Интуиция позволяет им не делать лишних движений, которые совершают рационалисты, - поясняет Наталья Сторожева.