"Ничего не успеваю!" - сколько раз в неделю мы это слышим, когда куда-то бежим или кому-то звоним... Дела не заканчиваются: только завершил одно, привалило еще с десяток. Многие просто не знают, как эффективно распределять свое время. А ведь написаны тысячи книг о тайм-менеджменте и личной эффективности! Я выбрала пять самых популярных советов и попробовала прожить идеальную рабочую неделю.
Понедельник
Пустые хлопоты
Начинать решила с совета: "Проанализируй, на что ты тратишь время". Дело нехитрое - записать ежедневные дела, расставить приоритеты, выбросить не важное. Нашла старый ежедневник. Читаю составленный когда-то список дел: "Справка!", "Позвонить организатору фестиваля, договориться о билетах", "Отнести в ремонт сапоги", дальше - черным маркером чей-то важный телефон, список продуктов, стрелочки, цветочки... Ничего не понятно!
Напечатала свое новое расписание в заметках смартфона. Сон - 6 - 7 часов, работа - 10 часов. Общение с сыном, уроки - три часа после 20.00 - 21.00. Грусть и печаль. Что из этого списка можно не делать? Социальные сети не исключить - там немалая часть работы журналиста-редактора, почту не проверять - упущу что-то важное. У меня и без того дела переходят изо дня в день, нарастают в большой снежный ком. И когда я буду эту понедельничную кучу работы разбирать?
Совет эксперта
- Нужно расставить приоритеты, причем честно, - объясняет Антон Макаров, консультант по вопросам тайм-менеджмента. - Если сейчас важны отношения с семьей, выбирайте это направление. Энергии и системности больше там, где человек поставил перед собой истинную цель.
Вывод дня: упражнение требует времени. В итоге у меня появилось три графы в ежедневнике: "Работа", "Семья", "Планирование". В каждую записала по три крупные задачи на день.
Вторник
Утро вечера умнее
Ученые давно доказали, что лучше всего работается с утра. Совет "Проснулся - "съешь лягушку" (выполни самое неприятное и сложное дело) знают многие. Но одно дело - советовать, а другое - просыпаться в шесть и садиться редактировать текст, который обещает кучу возни!
Подняла себя в 6.30. Думала, поработаю дома, в редакцию нет смысла ехать в такую рань. Прежде чем писать, решила почитать новости. Увлеклась и не заметила, как часы пробили семь. Только вникла в проблему, поймала музу - проснулся ребенок. Пора собираться в школу. В итоге "съесть лягушку" не получилось, одну "лапку" кое-как отгрызла.
Совет эксперта
- Для каждого самые эффективные часы свои, - напоминает Анастасия Печкурова, руководитель отдела аналитики компании Magenta. - Важно понять, когда вы способны осмыслить задачу, набросать план, выполнить ее без отвлечений на другие дела.
Вывод: поняла, что неприятное дело надо было добивать сразу, за один присест. Потому что весь день чувствовала себя двоечницей, а это сил не прибавляет.
Среда
Чем заняться, когда нечего делать
Сегодня пробую ценный совет - использовать пустое время. Например, по дороге на работу, в пробках, в ожидании чего-то можно не бесцельно пялиться в окно или зависать в соцсетях, а сделать что-то полезное. В списке моих задач - выучить английский, хотя бы элементарные фразы для путешествий и общения (в школе учила немецкий). Подруга посоветовала самое простое приложение. Скачала его на смартфон. Думала, пройду несколько уровней в метро. Но только я открыла приложение, связь прервалась. Судорожно пролистала заметки: "Чем бы еще заняться?" Пожалела, что не взяла с собой новую книжку по тайм-менеджменту, и все полчаса разглядывала хмурые лица пассажиров.
Совет эксперта
- В практике тайм-менеджмента это называется кайросом, или счастливым случаем, - говорит Антон Макаров. - Например, едете в центр города на встречу, по дороге заходите в банк (как раз собирались открыть счет). Планируйте, что еще можно сделать заодно.
Вывод дня: лучшей идеи, чем читать в транспорте, я не придумала. С приложением для изучения английского помогли коллеги - подсказали программу, которой интернет не нужен.
Четверг
Говорить "нет"
Синдром отличницы всю жизнь играет со мной злые шутки. Кто в карьер? Я. Кто на уборку улиц? Кому поручить новый проект? За все хочется взяться самой. Кажется, никто лучше с этой задачей не справится. В итоге моя жизнь - сплошной пожар. Сроки горят, на отдых времени нет. Близкие? Подождут...
Решила брать ношу по силам. Буду отказываться от новых задач, пока не сделаны прежние.
Первую половину четверга я собой гордилась. Промолчала на планерке, не ввязалась в обсуждение нового проекта. Удалось сделать в два раза больше обычного.
А к вечеру позвонила учительница: "Помогите организовать классу экскурсию". Как отказать? Взялась. В переговорах не заметила, что на часах уже восемь. Звонить по рабочим вопросам стало поздно.
Совет эксперта
- Такие внезапные задачи нельзя совсем исключить, но можно уменьшить их количество и оптимизировать по ним процесс, - считает Анастасия Печкурова. - Используйте технику "помидора". Ее изобрел итальянский студент Франческо Черилло. Он ставил кухонный таймер в виде томата на 25 минут и все это время не отвлекался от одной задачи. 5 минут перерыва. Потом с новыми силами еще раз с головой в дело на 25 минут. После четырех 25-минутных "помидоров" - перерыв побольше. Отрезки времени могут быть другими, но смысл один: пока не съешь один "томат", за другой не берись.
Вывод дня: "Вас много, а я одна" - эта фраза, как ни странно, работает. И да, хорошей для всех не буду. Повторяю эту мантру.
Пятница
Завожу робота-контролера
С планами и "помидорами" к концу недели я немного разобралась. Проанализировала, как и чем жила эти дни. И с ужасом обнаружила, что ни разу не отвлеклась от работы. На премьеру спектакля с коллегами не пошла, экскурсию для класса сына организовала, но отправила туда других мамочек. Да что там! За все четыре дня из офиса на обед не вышла! В книгах эту беду предлагают исправить с помощью напоминалок - специальных программ. Попробую.
Завела с вечера будильники на запланированное время, прописала: чем бы ни занималась - встану и выйду на прогулку. Звонок раздался в самое неподходящее время - в разгар верстки важного материала. Какая тут прогулка?
Совет эксперта
- Личного времени, на мой взгляд, достаточно 5 - 10% в неделю, исключая сон и прием пищи, - говорит Анастасия Печкурова. - Важно при этом научиться подстраивать свой целевой план в реальную жизнь.
Вывод дня: не я подстраиваюсь под новый график, а график составляется под мои привычки. Например, можно попробовать вернуть традицию девичников в бассейне по средам. Записала приятную задачу на следующую неделю.
Суббота
Время для себя
Идеальной рабочей недели у меня не получилось, но кое-какой результат есть. Я отказалась от бумажного ежедневника и составила в электронной программе план-сетку на следующую неделю. Придумала, кому поручить несложные задачи. Все прочитанное и прослушанное на тему тайм-менеджмента у меня отложилось в пяти пунктах. Называть задачи можно как угодно, главное - не забывать жить чем-то помимо работы.