Как сделать рабочие совещания полезными

Порой кажется, что уж что-что, а проводить собрания, планерки и летучки умеют все!

От занудного монолога и уснуть недолго! Фото Thinkstock.

Но почему же тогда подобные мероприятия тянутся невыносимо долго, а принятые решения (и это еще хорошо, если они все-таки приняты!) уже на следующий день нередко кажутся ошибочными? "Комсомолка" вместе с кадровым порталом rabota.ua разбиралась, какое совещание является самым эффективным.

Пустые траты

- Ежедневные совещания превратились для меня в настоящую пытку, - поделилась с "КП" сотрудница одной из столичных компаний Анна. - Изначально предполагается, что это даже не совещания, а коротенькие 15-минутные летучки. На деле же все это оборачивается полуторачасовым переливанием "из пустого в порожнее". Причем самое интересное, что в итоге никакие решения зачастую не принимаются. ""У всех сотрудников есть 30 минут, чтобы изложить мне свои предложения в письменном виде!" - приблизительно такой текст мы слышим в конце каждого совещания от директора департамента!

Приблизительно каждый пятый украинец согласен с Анной, находя совещания бесполезной тратой драгоценного рабочего времени. "Все важные вопросы решаются в процессе работы, а не на подобных собраниях!" - считают 18 процентов участников опроса, проведенного кадровым порталом rabota.ua. Более половины опрошенных считают, что все зависит от тематики и повода для собрания. А каждый четвертый уверен: совещания - это важный момент деятельности компании. Благодаря рабочим встречам у сотрудников появляется возможность высказать свое мнение и услышать мнение коллег относительно определенных вопросов и спорных моментов. 

Полезные советы

Большинство отечественных специалистов считают: совещание может быть эффективным только в том случае, если для него есть серьезный повод и правильно подобрана тематика. При этом проводить такое мероприятие лучше в первой половине дня и не чаще раза в неделю. Что касается продолжительности, то лучше, чтобы оно длилось не дольше получаса, а самый эффективный вид - "летучка", то есть до 15 минут (подробнее см. инфографику).

Если речь не идет об экстренном совещании, специалисты портала советуют готовиться письменно, набросав приблизительный план в ежедневник: 

1 Цель (найти новую идею, принять решение по старой и т.д.)

2 Четкая повестка дня (начинать лучше с более сложных вопросов). 

3 Краткое изложение вводной информации. 

4 Контраргументы возможным оппонентам.

Эксперты советуют никогда не выносить на общее совещание личные вопросы - их решают один на один. Кроме того, не стоит "толочь воду в ступе", тратя время на вопросы, которые уже решены, а также на рядовые рабочие моменты, которые решаются по ходу дела.

Кстати, основные признаки правильного совещания заключаются в том, что оно вовремя начинается и без надобности не затягивается. В конце имеет смысл кратко озвучить итоги совещания - это станет наглядным доказательством того, что участники потратили свое время не напрасно.

В ТЕМУ

Самые распространенные ошибки

1 Если совещание проводится только потому, что оно запланировано на этот день и на это время, оно превращается в абсолютно бесполезный ритуал.

Совет: Не проводите встречу, если сами не знаете, зачем она нужна. Для каждого совещания должна быть подготовлена повестка. Имеет смысл заранее разослать ее участникам, дабы они себе представляли, какие вопросы будут обсуждаться.

2 Если совещание представляет собой скучный монолог, аудитория может и уснуть.

Совет: Если односторонний доклад необходим, презентация должна быть яркой и максимально короткой. Кроме того, для оживления дискуссии приветствуются вопросы слушателей.

3 Если некоторые участники постоянно опаздывают, а потом, задавая множество вопросов, пытаются нагнать остальных, большинство тратит время впустую.

Совет: Следует однозначно дать понять опоздавшим, что, коль уж они опоздали, то сами должны разобраться в проблеме, а не отвлекать других.

4 Если на совещании внимание концентрируется на неудачах, а не на путях развития компании, вряд ли сотрудники будут гореть желанием совершать трудовые подвиги.

Совет: Не устраивайте разнос ради разноса. Негативный опыт должен использоваться исключительно как платформа для построения успешной стратегии, а не как палка для избиения сотрудников.

5 Если на совещании придерживаются слишком строгого формата, у собравшихся сотрудников наблюдается не самое лучшее настроение. 

Совет: Разбавьте рабочую встречу умеренными шутками или забавной историей в тему. Это взбодрит сотрудников и поможет снять излишнее напряжение.

Как вы относитесь к проведению собраний в вашей компании?* 

59% Это важный момент деятельности 

18% Это пустая затея, которая не приносит толку 

23% Совещание совещанию рознь 

Как часто нужно проводить планерки?* 

44% Раз в неделю 

16% Раз в месяц 

14% Несколько раз в месяц 

14% Несколько раз в неделю 

5% Каждый день 

7% Затруднились с ответом

Какие мероприятия являются наиболее эффективными?* 

48% "Летучки", где коротко обсуждаются самые актуальные данные 

40% Такие, где сотрудники отдельных подразделов обсуждают вопросы узкой направленности 

12% Такие, где собирается весь рабочий коллектив

Сколько времени должно длиться совещание, чтобы быть максимально эффективным?* 

3% Час-полтора 

34% Полчаса-час 

1% Более полутора часов 

62% До получаса 

Устраивает ли вас длительность собраний в компании?* 

39% Частично 

27% Нет 

34% Да

*По данным опроса, проведенного порталом rabota.ua